Ein externes Dokumentenmanagement anbinden
Voraussetzungen
Liegen Ihre Belege in einem eigenen Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem, muss niemand die Anwendung wechseln. checkITeasy blendet das dort abgelegte Dokument direkt in der Detailansicht ein. Dafür braucht es nur eine Regel. Sie sagt, wie sich aus den Daten des Belegs die Adresse im anderen System bilden lässt. Diese Regel steht unter „DMS".
Die Anbindung einrichten
Wählen Sie in der Administration links „DMS". Daneben klappt eine zweite Navigationsspalte mit den beiden möglichen Entitäten auf: „VKBeleg" für den Verkaufsbeleg und „VKVorgang" für den Verkaufsvorgang.
1 „DMS" in der Hauptnavigation. 2 Die zweite Spalte mit den beiden möglichen Entitäten. 3 Das Kopiersymbol überträgt die Definition auf die andere Entität. 4 Das Plus legt eine eigene Variable an. Adresse und Kennungen im Bild sind Beispielwerte. Klicken Sie die gewünschte Entität an. Im Inhaltsbereich erscheint „DMS Definition" mit dem Namen der Entität.
Prüfen Sie den „Zugriffstyp". Zur Auswahl steht derzeit nur „URL-Aufruf". Das Dokument wird dann über eine Webadresse geholt.
1 Der „Zugriffstyp". Zur Auswahl steht nur „URL-Aufruf". 2 Im Feld „URL" wird die vollständige Adresse aus Variablen zusammengesetzt. 3 Im Feld „host" steht der feste Anfang. Die gezeigten Werte sind Beispiele. Tragen Sie im Feld „Host" den festen Anfang der Adresse ein. Das ist der Teil, der für jedes Dokument gleich bleibt.
Setzen Sie im Feld „URL" die vollständige Adresse zusammen. Den Host können Sie darin als Variable einsetzen, ebenso Werte aus dem Beleg.
Prüfen Sie am Verkaufsbeleg, ob das richtige Dokument erscheint. Passt es, übertragen Sie dieselbe Regel über das Kopiersymbol oben rechts auf die zweite Entität.
Die Systemfelder
Drei Felder sind fest vorgegeben. Sie lassen sich weder löschen noch umbenennen. Nur den Wert können Sie ändern.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Host* | Der Stamm der aufzurufenden Adresse. Meistens ist das der Server Ihres Dokumentenmanagements samt Pfad bis zum gemeinsamen Teil. |
| URL* | Die vollständige Adresse, die aufgerufen wird. Hier werden Host und Variablen zusammengesetzt. |
| In neuem Tab öffnen | Diesen Schalter wertet der Client derzeit nicht aus. Der Aufruf über „DMS öffnen" landet immer in einem neuen Browsertab. |
* Pflichtfeld
Variablen
Damit für jeden Beleg das richtige Dokument gefunden wird, muss die Adresse Werte aus dem Beleg enthalten. Dafür gibt es Variablen. Sie setzen geschweifte Klammern um einen Feldnamen. Beim Aufruf wird er durch den tatsächlichen Wert ersetzt.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Werte aus dem Datensatz | In geschweiften Klammern steht der Name eines Feldes des Belegs oder des Vorgangs. Felder des verknüpften Adressdatensatzes sprechen Sie mit einem Punkt an. |
| Verweise auf eigene Felder | Im Feld „URL" darf auch der Schlüssel eines anderen Feldes dieser Definition stehen. So pflegen Sie den Host nur einmal. |
| Unbekannte Namen | Findet sich zu einem Namen kein Feld, setzt das System an dieser Stelle „undefined" ein. Ein „undefined" in der aufgerufenen Adresse ist deshalb der beste Hinweis auf einen Tippfehler. |
Reicht das nicht, legen Sie eigene Variablen an. Über das Plus oben rechts öffnet sich der Dialog „DMS Definitionsfeld". Das Feld erscheint danach im Abschnitt „Variablen" und Sie können es dort mit einem Wert füllen. Über das Stiftsymbol daneben kommen Sie wieder in den Dialog. Systemfelder haben kein Stiftsymbol.
Die Felder des Dialogs
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Key* | Der Schlüssel, unter dem das Feld in der URL angesprochen wird. Nur beim Anlegen änderbar, danach fest. |
| Bezeichnung* | Die Beschriftung im Abschnitt „Variablen". |
| Beschreibung | Erklärender Text, der unter der Beschriftung erscheint. |
| Datentyp | Text, Ganzzahl, Dezimalzahl oder Ja/Nein. Variablen in geschweiften Klammern werden nur in Textfeldern aufgelöst. Die übrigen Typen sind feste Werte. |
| Pflichtfeld | Eine Kennzeichnung ohne weitere Wirkung. Der Aufruf wird auch dann gebildet, wenn das Feld leer bleibt. |
| Base64 Codieren | Kodiert den fertigen Wert, nachdem die Variablen eingesetzt wurden. Nötig, wenn das andere System den Wert kodiert erwartet. Gesetzte Felder tragen im Abschnitt „Variablen" die Markierung „base64". |
* Pflichtfeld
Was Benutzer davon sehen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| In der Detailansicht | Im Tab „Überblick" eines Verkaufsbelegs oder Verkaufsvorgangs erscheint die Karte „Dokument (DMS)" mit dem eingebetteten Dokument. Über „Vollbild" lässt es sich groß darstellen. |
| Über das Menü der Kopfkarte | Der Eintrag „DMS öffnen" ruft das Dokument in einem neuen Browsertab auf. Gibt es keines, meldet die Anwendung „Kein DMS-Eintrag gefunden.". |
| Aus der Belegliste | In der Liste der Verkaufsbelege gibt es dieselbe Aktion, beschriftet mit „Suche diesen Verkaufsbeleg im DMS". |
| Ohne Einrichtung | Ist nichts konfiguriert oder wird kein Dokument gefunden, steht in der Karte „Kein DMS konfiguriert oder kein Dokument gefunden.". Die Anwendung läuft normal weiter. |