Einen Beleg öffnen
Voraussetzungen
Der Beleg ist das einzelne Dokument, also das Angebot, der Auftrag oder die Rechnung. In seiner Detailansicht finden Sie die Kopfdaten und die Artikelzeilen. Ist ein Dokumentenmanagement angebunden, sehen Sie dort auch das Originaldokument.
Öffnen Sie in der Sidebar „Belegübersicht Verkauf" und wählen Sie „Belege". Im Inhaltsbereich erscheint die Belegliste. Voreingestellt ist der Filter „Alle Belege".
(1) die Filterauswahl mit den vorbereiteten Ausschnitten, (2) die Filterzeile für die einzelnen Spalten. In diesem Bild ist die Liste nach „Belegart" sortiert. Wählen Sie den Ausschnitt über die Filter oberhalb der Liste. Es gibt unter anderem „Dieses Jahr", „Angebote", „Angebote (offen)", „Angebote (angenommen)", „Angebote (abgelehnt)", „Aufträge", „Aufträge (offen)", „Aufträge (erfüllt)", „Vorgang offen" und „Vorgang erfüllt".
Grenzen Sie über die Filterzeile weiter ein. „Belegart" und „Angebotsstatus" bieten eine Mehrfachauswahl. Sie können also mehrere Arten gleichzeitig stehen lassen. „Belegdatum" filtern Sie als Zeitraum von einem Datum bis zu einem anderen.
Doppelklicken Sie auf die Zeile. Der Beleg öffnet sich in einem eigenen Tab. Der Tab trägt Belegnummer und Bezeichnung als Titel. Sie können die Zeile auch nur markieren und dann in der Toolbar über der Liste auf das Stift-Symbol klicken. Oder Sie wählen im Kontextmenü „Bearbeiten".
Die Belegansicht. Links steht der Kopfbereich mit Belegart, Belegnummer und Belegdatum sowie den eingeklappten Karten „Eckdaten" und „Details". In der Mitte liegen die Registerkarten, rechts die Karten „Konto" und „Vorgang".
Die Spalten der Belegliste
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Belegdatum | Das Datum des Dokuments. Die Liste ist danach absteigend sortiert. Der jüngste Beleg steht oben. |
| Belegart | Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung oder Gutschrift. Angezeigt wird die Bezeichnung, die Ihr Mandant dafür verwendet. |
| Konto | Der Kunde, für den der Beleg erstellt wurde. |
| Verkaufschance | Die Verkaufschance, aus der das Geschäft entstanden ist. Die Spalte ist nur gefüllt, wenn eine Verkaufschance verknüpft ist. |
| Vorgang | Die Vorgangsnummer, unter der dieser Beleg geführt wird. |
| Belegnummer | Die Nummer des Dokuments aus dem ERP-System. |
| Bezeichnung | Der Betreff des Belegs. |
| Referenznummer / Referenzzeichen | Die Bestellangaben des Kunden. Damit lässt sich der Beleg seiner Bestellung zuordnen. |
| Nettobetrag / Bruttobetrag | Die Belegsumme ohne und mit Steuer. |
| Angebotsstatus | Nur bei Angeboten gefüllt. Die Spalte zeigt, ob das Angebot noch offen, angenommen oder abgelehnt ist. |
| Weitere Spalten | Über die Spaltenauswahl blenden Sie unter anderem „Kopftext", „Fußtext", „WKZ", „Externe Id", „Erstellt Am" und „Geändert Am" ein. |
Was die Detailansicht zeigt
Der Kopfbereich trägt die Kennzeichnung „Verkaufsbeleg" und daneben „Aktiv" oder „Inaktiv". Darunter stehen Belegart, Belegnummer und Belegdatum. Links liegen zwei Karten. „Eckdaten" enthält Referenznummer, Referenzzeichen, Nettobetrag, Bruttobetrag, Angebotsstatus und das Aktiv-Kennzeichen. „Details" enthält die Datensatzinformationen. Rechts stehen die Karten „Konto" und „Vorgang". Ist der Beleg mit einer Verkaufschance verknüpft, kommt die Karte „Verkaufschance" dazu.
Die Tabs der Belegansicht
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Überblick | Zeigt das hinterlegte Dokument eingebettet unter „Dokument (DMS)". Darunter liegt die Karte „Beschreibung" mit „Bezeichnung", „Kopftext" und „Fußtext". Diese Texte stehen auf dem Dokument über und unter den Positionen. |
| Belegpositionen | Die Artikelzeilen mit „Position", „Artikelnummer", „Bezeichnung 1", „Dimensionstext", „Liefertermin", „Menge", „Einzelpreis", „Rabatt", „Nettogesamtpreis" und „Bruttogesamtpreis". Die Zahl in Klammern nennt die Anzahl der Positionen. |
| Tickets | Erscheint nur bei Aufträgen, deren Belegart im ERP die externe Kennung „VVA" trägt. Der Tab listet alle Tickets zu diesem Auftrag auf. Sie können dort weitere Tickets verknüpfen oder eine Zuordnung wieder lösen. |
Was Sie vom Beleg aus anstoßen können
Der Beleg selbst bleibt unverändert. Über das Aktionen-Menü im Kopfbereich können Sie aber einiges anstoßen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Aktualisieren | Lädt den Beleg neu. |
| Link kopieren | Legt einen direkten Link auf diesen Beleg in die Zwischenablage. |
| DMS öffnen | Öffnet den Beleg im angebundenen Dokumentenmanagementsystem in einem neuen Browser-Tab. Derselbe Befehl steht in der Belegliste als Schaltfläche „DMS" bereit. |
| In Vertrag überführen | Öffnet einen Assistenten mit zwei Schritten. Zuerst wählen Sie Vertragsvorlage, Vertragstyp, Bezeichnung und Vertragsbeginn. Danach wählen Sie die Belegpositionen aus, die als Vertragspositionen übernommen werden. Am Ende entsteht ein neuer Vertrag. |