Einen externen Benutzer anlegen
Voraussetzungen
Ein externer Benutzer ist der Zugang eines Kunden. Sie legen ihn beim Ansprechpartner an, nicht in der Benutzerverwaltung. Dadurch ist er fest an die Adresse des Ansprechpartners gebunden. Er sieht nur das, was für ihn freigegeben wurde.
Öffnen Sie in der Sidebar „Stammdaten" und wählen Sie „Ansprechpartner".
Klicken Sie die Zeile der Person an, sodass sie markiert ist.
Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf „Zugang erstellen". Die Schaltfläche ist gesperrt, solange keine Zeile markiert ist. Sie bleibt auch gesperrt, wenn die Person bereits einen Zugang hat oder nicht aktiv gesetzt ist.
(1) „Zugang erstellen" in der Werkzeugleiste, (2) die markierte Zeile, (3) die Spalte „Zugang" zeigt für jede Person, ob sie bereits einen Zugang besitzt. Warten Sie die Meldung „Zugang wurde erfolgreich angelegt!" ab. Die Spalte „Zugang" der Liste zeigt danach, dass die Person einen Zugang besitzt.
Wechseln Sie zur Kontrolle in die Administration und öffnen Sie dort die „Benutzerverwaltung". Schalten Sie den Schalter „Intern" rechts über der Liste aus. Die Kopfzeile wechselt auf „Externe Benutzer", und der neue Zugang steht in der Liste.
(1) der ausgeschaltete Schalter „Intern", (2) die Kopfzeile bestätigt die Umschaltung. Externe Zugänge stehen in einer eigenen Liste, nie zwischen den Mitarbeitern.
Wann die Schaltfläche nicht funktioniert
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Keine E-Mail-Adresse hinterlegt | Die E-Mail-Adresse ist gleichzeitig der Anmeldename. Ohne sie können Sie keinen Zugang erzeugen. |
| Zugang besteht bereits | Jede Person bekommt genau einen Zugang. Die Schaltfläche bleibt dann gesperrt. |
| Ansprechpartner inaktiv oder gelöscht | Für inaktive oder gelöschte Ansprechpartner wird kein Zugang angelegt. |
| Benutzer mit dieser Adresse existiert schon | Dann entsteht kein zweiter Benutzer. checkITeasy verknüpft den bestehenden Benutzer mit dem Ansprechpartner. |
Was beim Anlegen automatisch gesetzt wird
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Vorname und Nachname werden vom Ansprechpartner übernommen. |
| Adresse | Der Zugang wird fest mit der Adresse des Ansprechpartners verbunden. Diese Bindung entscheidet, welche Daten er später überhaupt zu sehen bekommt. |
| Rolle | Der Zugang bekommt die Rolle mit dem Kennzeichen „Extern". Gibt es noch keine, wird sie unter dem Namen „Extern" angelegt. |
| Anmeldung | Läuft wie bei internen Benutzern. Hat die Person noch keinen checkITeasy-Zugang, wird ein Startpasswort erzeugt und ihr per E-Mail zugeschickt. |
| Office-365-Synchronisation | Bleibt für externe Zugänge ausgeschaltet. |
Was ein externer Benutzer sieht
Die Sicht eines externen Benutzers ist an drei Stellen begrenzt. Alle drei greifen unabhängig voneinander.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Navigation | Externe Benutzer bekommen eine eigene, feste Navigation mit einem einzigen Eintrag: „Tickets". Weder Stammdaten noch Vertrieb, Abrechnung oder Administration sind erreichbar. |
| Ticketliste | Sie zeigt nur Tickets der eigenen Adresse. Und davon nur solche mit der Sichtbarkeit „Extern". Ein intern geführtes Ticket desselben Kunden bleibt unsichtbar. |
| Rechte | Was er außerdem darf, steht in der Rolle „Extern". Standardmäßig darf er Tickets und Aktivitäten lesen, schreiben und erstellen, Ansprechpartner pflegen sowie Adressen, Dokumente und Verkaufsbelege lesen. |
Was Sie in der Administration noch einstellen können
Ein Doppelklick auf den Zugang in der Liste „Externe Benutzer" öffnet ihn als eigenen Tab. Anders als bei internen Benutzern gibt es nur zwei Bereiche.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Übersicht | Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon und Mobil sowie Abteilung und Rolle. Die E-Mail-Adresse ist gesperrt. |
| Konfiguration | Ein einziger Schalter: „Standard User". Er kennzeichnet den Zugang, der für die Adresse einspringt, wenn sich ein Vorgang keinem bestimmten Ansprechpartner zuordnen lässt. |