Automatische Benachrichtigungen steuern
Administrationsrechte nötig8 Min.Zuletzt aktualisiert: 16.08.2026
Voraussetzungen
checkITeasy verschickt E-Mails von sich aus. Zum Beispiel, wenn ein Ticket angelegt wird, eine Aufgabe fertig ist oder eine Notiz dazukommt. Für jedes dieser Ereignisse gibt es eine Vorlage unter „E-Mail" → „Mails". Dort legen Sie fest, ob die Mail überhaupt hinausgeht, was im Betreff steht und wie der Text aussieht.
Eine Benachrichtigung freischalten
Wählen Sie in der Administration links „E-Mail" und klicken Sie in der zweiten Navigationsspalte auf „Mails".
1 „Mails" in der zweiten Navigationsspalte. 2 Der Schalter „Intern" wechselt zwischen interner und externer Fassung. Die Überschrift zeigt an, welche Fassung Sie gerade sehen. 3 Der Pfeil klappt das Formular auf. 4 Die Spalte „Aktiv" zeigt auf einen Blick, welche Vorlage versendet wird. In diesem eingerichteten Mandanten sind alle internen Vorlagen freigeschaltet. Im Auslieferungszustand sind die meisten Haken noch nicht gesetzt. Beachten Sie oben über der Liste den Schalter „Intern". Ist er eingeschaltet, zeigt die Liste die internen Benachrichtigungen und der Titel lautet „Interne Notifications". Ist er ausgeschaltet, erscheinen die externen.
Klappen Sie die gewünschte Zeile über den Pfeil ganz links auf. Darunter erscheint das Formular.
1 Der Schalter „Aktiv" entscheidet, ob die Mail überhaupt versendet wird. 2 Das Feld „Titel" ist die Betreffzeile. Platzhalter sind darin erlaubt. 3 „Cc" und „Bcc" gelten für jede einzelne Mail aus dieser Vorlage. Prüfen Sie den Betreff im Feld „Titel" und den Text im Feld „Inhalt". Passen Sie beides bei Bedarf an.
Der Inhaltsteil im HTML-Editor. 1 „[[VON]]" wird durch den Auslöser ersetzt. 2 „[[TITEL]]" durch den Titel des Vorgangs. 3 „[[TICKET]]" setzt den ganzen Datenblock ein. Dessen Aufbau kommt aus einem Snippet. Schalten Sie „Aktiv" ein.
Klicken Sie auf „Speichern". Ab jetzt löst das zugehörige Ereignis den Versand aus.
Legen Sie für die Gegenfassung den Schalter „Intern" um und prüfen Sie dieselbe Vorlage dort ebenfalls. Beide Fassungen sind eigenständige Datensätze mit eigenem Text und eigenem Aktiv-Kennzeichen.
Die Felder im Formular
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Aktiv | Der Hauptschalter. Nur eine aktive Vorlage wird beim Versand gefunden und verwendet. Gilt getrennt für die interne und die externe Fassung. |
| Bezeichnung | Der Name der Vorlage, etwa „Neues Ticket". Er ist schreibgeschützt. Die Zuordnung zum Ereignis läuft über die technische Kennung in der Spalte „Typ". |
| Titel | Die Betreffzeile der Mail. Platzhalter sind erlaubt und werden hier genauso ersetzt wie im Text. |
| Cc | Feste Kopieempfänger. Diese Adressen kommen zu den Empfängern des Vorgangs hinzu, bei jeder Mail aus dieser Vorlage. |
| Bcc | Dasselbe als Blindkopie. Die übrigen Empfänger sehen diese Adressen nicht. |
| Inhalt | Der eigentliche Text als HTML. Beim Versand wird er in die Hauptvorlage eingesetzt. Die Hauptvorlage steuert Kopf- und Fußbereich bei. |
Welches Ereignis welche Mail auslöst
Tickets und Aufgaben
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Neues Ticket | Ein Ticket wird angelegt. |
| Abgeschlossenes Ticket | Das Ticket erhält einen Status, der als Abschluss gekennzeichnet ist. |
| Weitergeleitetes Ticket | Das Ticket wird an andere Mitarbeiter übergeben. |
| Abgelehntes Ticket | Eine eingehende E-Mail konnte nicht zu einem Ticket verarbeitet werden. Diese Vorlage gibt es nur als externe Fassung. |
| Neue Aufgabe | Einem Ticket wird eine Aufgabe hinzugefügt. |
| Weitergeleitete Aufgabe | Eine Aufgabe wird an andere Mitarbeiter übergeben. |
| Abgeschlossene Aufgabe | Eine Aufgabe wird als erledigt gesetzt. |
| Wiedereröffnete Aufgabe | Eine bereits erledigte Aufgabe wird wieder geöffnet. |
| Ticket Feedback E-Mail | Nach dem Abschluss eines Tickets wird eine Rückmeldung beim Kunden angefragt. Nur als externe Fassung vorhanden. |
| Ticket Feedback Eskalation | Eine schlechte Bewertung ist eingegangen. Nur als interne Fassung vorhanden. |
Aktivitäten
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Neue Ticketnotiz | Am Ticket wird eine Aktivität festgehalten: Notiz, Kontaktnotiz, E-Mail, Telefonat, Meeting, persönlicher Kontakt oder Nachricht. |
| Neuer Zeiteintrag | Zu einem Ticket wird Zeit erfasst. |
| Neue Verkaufschancennotiz | An einer Verkaufschance wird eine Aktivität festgehalten. |
| Neuer Bericht | Ein Field-Service-Bericht wird unterschrieben und abgeschlossen. |
| Neue Notiz | Eine Aktivität ohne Bezug zu Ticket, Verkaufschance oder Firma. Nur als interne Fassung vorhanden. |
| Neue Firmennotiz | Eine Aktivität am Konto oder an der Firma. Nur als interne Fassung vorhanden. |
Vertrieb, Projekte und Berichte
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Neue Verkaufschance | Eine Verkaufschance wird angelegt. Der Versand ist fest auf intern gestellt. Die externe Fassung wird nie verwendet. |
| Projekt - keine offenen Tickets | Das letzte offene Ticket eines Projekts wurde abgeschlossen. Nur intern. |
| Bericht (…) | Ein geplanter Bericht wird ausgeführt. Je Berichtsart gibt es eine eigene Vorlage, etwa „Bericht (Tickets)" oder „Bericht (Umsatz)". Berichte gehen immer intern an die eingetragenen Empfänger. |
Wer die Mail bekommt
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Interne Fassung | Geht an die Mitarbeiter, die dem Vorgang zugeordnet sind. Deaktivierte und gelöschte Benutzer werden übersprungen. |
| Externe Fassung | Geht an die Ansprechpartner des Vorgangs. Das gilt aber nur, wenn der Vorgang selbst die Sichtbarkeit „Extern" hat. Ein internes Ticket erzeugt nie eine Kundenmail, auch wenn die externe Vorlage aktiv ist. |
| Ohne Empfänger keine Mail | Bleiben nach diesen Regeln weder Empfänger noch Cc- oder Bcc-Adressen übrig, wird nichts versendet. |
Platzhalter im Text
Platzhalter stehen in doppelten eckigen Klammern und werden beim Versand ersetzt, sowohl im Feld „Titel" als auch im Feld „Inhalt". Welche es gibt, hängt vom Ereignis ab. Unbekannte Platzhalter bleiben unverändert stehen.
Häufig verwendet
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| [[TITEL]] und [[BEZEICHNUNG]] | Titel und Beschreibung des Vorgangs. In den Vorlagen zu Ticket, Aufgabe, Verkaufschance und Projekt. |
| [[TITEL_NOTIZ]] und [[NOTIZ]] | Überschrift und Text der Aktivität. In den Notiz- und Zeiteintragsvorlagen. |
| [[VON]] | Wer die Mail ausgelöst hat. |
| [[TICKET]] und [[VERKAUFSCHANCE]] | Setzt den kompletten Datenblock zum Vorgang ein: Nummer, Kunde, Status, Verweise. Der Inhalt dieses Blocks kommt aus einem Snippet und wird dort gepflegt. |
| [[AUFGABE_BEZEICHNUNG]] | Nur in den Aufgabenvorlagen. Enthält den Text der betroffenen Aufgabe. |
In den Berichtsvorlagen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| [[REPORT_INHALT]] | Der vom Bericht erzeugte Kennzahlenblock. |
| [[REPORT_TITEL]], [[REPORT_ZEITRAUM]], [[REPORT_DATENBEREICH]] | Name des Berichts, ausgewerteter Zeitraum und Datenbereich. |
| [[VORNAME]], [[NAME]], [[JAHR]] | Anrede des Empfängers und laufende Jahreszahl. |
Kann ich eigene Benachrichtigungen anlegen?
Nein. Die Liste ist fest vorgegeben. Es gibt weder „Hinzufügen" noch „Löschen". Sie können vorhandene Vorlagen freischalten, umformulieren und um Cc- oder Bcc-Adressen ergänzen.
Die Vorlage ist aktiv, aber es kommt keine Mail an.
Prüfen Sie der Reihe nach: Hat der Vorgang bei einer externen Mail die Sichtbarkeit „Extern"? Sind Mitarbeiter oder Ansprechpartner überhaupt zugeordnet, aktiv und mit E-Mail-Adresse hinterlegt? Hat der betroffene Kollege das Ereignis in seinen persönlichen Benachrichtigungen abgewählt? Und ist der Mailversand des Systems eingerichtet?
Warum sind interne und externe Fassung getrennt?
Weil sie unterschiedliche Leser haben. Intern darf mehr Detail stehen. Extern soll der Kunde nur sehen, was ihn betrifft. Deshalb sind es zwei Datensätze mit eigenem Text. So können Sie die interne freischalten, ohne dass Kunden etwas bekommen.
Wo stelle ich ein, dass ein einzelner Mitarbeiter keine Mails bekommt?
Gar nicht. Das entscheidet jeder selbst über die Konfiguration der Benachrichtigungen in seinem Konto. In der Administration steuern Sie nur, ob es die Mail grundsätzlich gibt.
Ändert sich das Aussehen, wenn ich hier den Text bearbeite?
Nur der Inhaltsteil. Kopf, Fuß und Gestaltung kommen aus der Hauptvorlage und gelten für alle Systemmails gemeinsam.