Wiederkehrende Aufgabenplanung einrichten
Voraussetzungen
Wiederkehrende Arbeiten bestehen fast immer aus denselben Schritten. Eine Aufgabenvorlage hält diese Schritte einmal fest. Am Ticket laden die Benutzer sie mit einer Auswahl und arbeiten die Liste ab. Was dabei entsteht, sind gewöhnliche Aufgaben mit allem, was dazugehört.
Eine Vorlage anlegen
Wählen Sie in der Administration in der Navigationsspalte „CRM" und öffnen Sie in der Sektionsliste „Aufgabenplanung". Die Liste zeigt alle vorhandenen Vorlagen. Sind keine da, steht dort „Keine Vorlagen vorhanden".
Die Werkzeugleiste dieser Sektion ist eigen. 1 „Hinzufügen" öffnet den Vorlagendialog, 2 „Bearbeiten" und 3 „Klonen" werden erst mit einer markierten Zeile bedienbar. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf „Hinzufügen". Der Dialog „Neue Aufgabenvorlage" öffnet sich.
Der Dialog verlangt nur die Bezeichnung. 1 Der Bereich „Auf Ticketeingänge anwenden": Die vier Haken sind für eine automatische Zuordnung gedacht, treffen im aktuellen Stand aber nicht verlässlich den erwarteten Eingangsweg. Tragen Sie eine Bezeichnung ein, etwa „Monatliche Serverwartung". Sie ist Pflicht. Ohne sie meldet der Dialog „Bitte eine Bezeichnung angeben."
Klicken Sie auf „OK". Die Meldung „Aufgabenvorlage gespeichert!" bestätigt die Übernahme, und die Vorlage erscheint in der Liste.
Aufgaben zur Vorlage erfassen
Die Arbeitsschritte hängen an der Vorlage und werden direkt in der Liste gepflegt. Der Pfeil am linken Rand der Zeile klappt die Aufgabenliste mit einer eigenen kleinen Werkzeugleiste auf.
Klicken Sie auf den Pfeil in der Zeile der Vorlage. Darunter erscheint die Aufgabenliste mit den Spalten „#", „Bezeichnung", „Typ" und „Aufwand". Enthält die Vorlage noch keine Schritte, steht dort „Keine Aufgaben vorhanden."
Der Pfeil (1) klappt die Aufgabenliste auf. Darin liegt eine eigene Werkzeugleiste mit „Aufgabe hinzufügen" (2). Schritte vom Typ „Standard" tragen keine Typ-Kennzeichnung. Klicken Sie auf „Aufgabe hinzufügen". Der Dialog „Neue Aufgabe" öffnet sich.
Tragen Sie die Bezeichnung des Arbeitsschritts ein und wählen Sie den Typ. „Standard" ist der einfache Haken zum Abarbeiten, die übrigen Typen verlangen vom Bearbeiter eine Eingabe.
Hinterlegen Sie bei den Typen „Text (Auswahl)" und „Text (Mehrfachauswahl)" die zulässigen Werte im Feld „Werte (kommasepariert)". Dieses Feld erscheint erst, wenn einer der beiden Typen gewählt ist.
Der Dialog „Neue Aufgabe". Das Feld „Werte (kommasepariert)" gibt es nur bei den beiden Auswahltypen. Tragen Sie Sortierung und Aufwand in Stunden ein, soweit sinnvoll, und klicken Sie auf „OK". Die Meldung „Aufgabe gespeichert!" bestätigt die Übernahme.
Die Aufgabentypen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Standard | Abhaken, sonst nichts. Der Regelfall für Arbeitsschritte. |
| Text | Einzeilige Eingabe, etwa für eine Seriennummer. |
| Text (mehrzeilig) | Mehrzeilige Eingabe für kurze Befundtexte. |
| Text (Auswahl) | Auswahl aus den hinterlegten Werten. Genau ein Wert ist wählbar. |
| Text (Mehrfachauswahl) | Wie oben, mehrere Werte gleichzeitig wählbar. |
| Numerisch (Ganzzahl) | Zahl ohne Nachkommastellen, etwa eine Stückzahl. |
| Numerisch (Dezimalzahl) | Zahl mit Nachkommastellen, etwa ein Messwert. |
| Boolean (Checkbox) | Ausdrückliche Ja-/Nein-Antwort. |
Eine Vorlage klonen
Ähnliche Vorlagen baut niemand zweimal. Markieren Sie die Vorlage und klicken Sie auf „Klonen". Der Dialog „Aufgabenvorlage klonen" schlägt als „Neuer Name" die bisherige Bezeichnung mit dem Zusatz „(Kopie)" vor. Ein Klick auf „Klonen" legt die neue Vorlage samt aller Aufgaben an.
Wie eine Vorlage ins Ticket kommt
In der Aufgabenliste eines Tickets wählen die Benutzer über den Vorlagenknopf den Dialog „Aufgabenvorlage auswählen" und dort im Feld „Vorlage" die passende Vorlage. Nach dem Bestätigen erscheint die Meldung „Vorlage wurde geladen". Die Aufgaben stehen im Ticket als eigene Gruppe unter dem Namen der Vorlage, und am Ticket wird eine Notiz „Aufgabenvorlage geladen" hinterlegt.
Auf Ticketeingänge anwenden
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Was die Kontrollkästchen sind | Der Vorlagendialog enthält unter „Auf Ticketeingänge anwenden" die vier Kontrollkästchen „EMail", „Portal", „Manuell" und „API". Sie sind dafür gedacht, dass ein neu angelegtes Ticket seine Aufgaben je nach Eingangsweg automatisch erhält. |
| Was heute verlässlich ist | Die Auswahl am Ticket. Sie funktioniert unabhängig vom Eingangsweg und ist der Weg, den Sie Ihren Benutzern beschreiben sollten. |