Einen Benutzer deaktivieren
Voraussetzungen
Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, deaktivieren Sie seinen Zugang. Löschen Sie ihn nicht. Der Benutzer kann sich dann nicht mehr anmelden, bleibt aber an allem hängen, was er bearbeitet hat. Tickets, Zeiteinträge, Projekte und Verkaufschancen behalten ihre Zuordnung. Auswertungen früherer Zeiträume stimmen weiterhin.
Öffnen Sie in der Administration die „Benutzerverwaltung".
Klicken Sie die Zeile des Benutzers an, sodass sie markiert ist. Erst dann erscheinen in der Werkzeugleiste die weiteren Schaltflächen.
(1) die markierte Zeile, (2) „Deaktivieren", (3) „Löschen". Ohne markierte Zeile zeigt die Werkzeugleiste nur das Plus. Klicken Sie auf „Deaktivieren". Dieselbe Aktion finden Sie auch im Kontextmenü der Zeile.
Bestätigen Sie die Rückfrage „Möchten Sie den Benutzer … wirklich deaktivieren?" mit „OK".
Die Rückfrage nennt den Benutzer mit seiner Anmeldeadresse, nicht mit seinem Namen. „Abbrechen" bricht den Vorgang folgenlos ab. Warten Sie die Meldung „Benutzer wurde erfolgreich deaktiviert!" ab. Die Liste lädt neu. In der Standardansicht „Aktive" ist der Benutzer damit verschwunden.
Was die Deaktivierung bewirkt
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Anmeldung | Ist gesperrt. Beim Versuch, sich anzumelden, erscheint „Dieser Benutzer ist inaktiv.". Auch eine noch laufende Sitzung nützt nichts mehr. Der Server weist jede Anfrage eines inaktiven Benutzers ab. |
| Bestehende Datensätze | Bleiben unverändert. Der Benutzer steht weiterhin als verantwortlicher Mitarbeiter an seinen Tickets, Projekten und Verkaufschancen. Seine Zeiteinträge und Aktivitäten bleiben ihm zugeordnet. |
| Auswahllisten | In Auswahlfeldern für Mitarbeiter taucht er nicht mehr auf. An Datensätzen, denen er bereits zugeordnet ist, wird er aber weiterhin angezeigt. Die Zuordnung geht also nicht verloren. Neu vergeben können Sie sie nicht mehr. |
| Zugang zur Anwendung | Wird beendet und nicht mehr als abrechenbarer Zugang geführt. Das Enddatum wird auf den Tag der Deaktivierung gesetzt. |
| Umkehrbar | Ja. Markieren Sie den Benutzer in der Ansicht „Alle" und klicken Sie auf „Aktivieren". Er kann sich danach sofort wieder anmelden. |
Wo deaktivierte Benutzer noch auftauchen
Über der Benutzerliste steht links eine Auswahl mit zwei Einträgen. Sie entscheidet, ob deaktivierte Benutzer sichtbar sind.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| „Aktive" | Die Standardansicht. Zeigt nur Benutzer, die sich anmelden können. Deaktivierte fehlen hier. |
| „Alle" | Zeigt aktive und deaktivierte Benutzer. Die Spalte „Aktiv" unterscheidet beide: grüner Haken für aktiv, blasses graues Kreuz für deaktiviert. Über diese Ansicht finden Sie einen Benutzer wieder, um ihn zu aktivieren. |
| Gelöschte Benutzer | Erscheinen in keiner der beiden Ansichten. Sie sind aus der Benutzerverwaltung nicht mehr erreichbar. |
Löschen und warum Sie es nicht tun sollten
Neben „Deaktivieren" liegt „Löschen". Der Benutzer verschwindet damit endgültig aus der Verwaltung. Sein Datensatz bleibt bestehen, wird aber unkenntlich gemacht. Die Rückfrage weist ausdrücklich darauf hin, dass Sie den Vorgang nicht rückgängig machen können.
Manchmal müssen Sie wirklich löschen, etwa weil ein Benutzer versehentlich mit falscher E-Mail-Adresse angelegt wurde und nie gearbeitet hat. Markieren Sie dann die Zeile, klicken Sie auf „Löschen" und bestätigen Sie mit „OK". In allen anderen Fällen ist „Deaktivieren" die richtige Wahl.