Einen Benutzer anlegen
Ein Benutzer ist der Zugang eines Mitarbeiters zu checkITeasy. Was er sehen und ändern darf, ergibt sich aus seiner Rolle. An seinem Namen hängen später Tickets, Zeiteinträge und Verkaufschancen.
Wählen Sie in der Administration links „Benutzerverwaltung". Die Kopfzeile zeigt „Administration / Interne Benutzer". Rechts in der Werkzeugleiste steht der Schalter „Intern" auf ein.
Die Benutzerverwaltung: (1) das Plus legt einen neuen Benutzer an, (2) die Ansicht steht auf „Aktive", (3) der Schalter „Intern" trennt Mitarbeiterzugänge von Kundenzugängen. Klicken Sie in der Werkzeugleiste über der Liste auf das Plus. Es öffnet sich ein neuer Tab mit dem Titel „Neuer Benutzer".
(1) der neue Tab „Neuer Benutzer", (2) die Bereichsnavigation enthält vor dem ersten Speichern nur „Übersicht", (3) die Schaltfläche „Speichern". Tragen Sie im Bereich „Übersicht" Vorname und Nachname ein. Aus beidem entsteht der Name, der später in allen Listen erscheint.
Tragen Sie unter „E-Mail" die dienstliche Adresse ein. Sie ist gleichzeitig der Anmeldename.
Ergänzen Sie Telefon und Mobil, wenn Sie die Nummern kennen.
Wählen Sie die „Abteilung". Sie ordnet den Mitarbeiter organisatorisch ein. In der Benutzerliste können Sie danach filtern.
Wählen Sie die „Rolle". Sie entscheidet über alle Berechtigungen des Benutzers.
Die Auswahl „Rolle" listet alle Rollen des Mandanten, auch „Extern". Die Liste ist länger, als der Ausschnitt zeigt. Über das Suchfeld oben grenzen Sie sie ein. Klicken Sie auf „Speichern". Es erscheint die Meldung „Benutzer erfolgreich gespeichert!". In der linken Navigation des Tabs kommen jetzt die übrigen Bereiche hinzu.
Die Felder im Einzelnen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Vorname | Steht vor dem Nachnamen. In der Willkommensmail wird er für die Anrede verwendet. |
| Nachname* | Aus ihm entsteht der angezeigte Name. Ist ein Vorname erfasst, lautet der Name „Vorname Nachname", sonst nur der Nachname. Lassen Sie das Feld nicht leer. Der Benutzer stünde sonst namenlos in allen Listen. |
| E-Mail* | Anmeldename und Zustelladresse für alle Benachrichtigungen. Ohne sie können Sie keinen Benutzer anlegen. Nach dem Speichern können Sie sie nicht mehr ändern. |
| Telefon | Festnetznummer. Erscheint als eigene Spalte in der Benutzerliste. |
| Mobil | Mobilnummer. Erscheint ebenfalls als eigene Spalte. |
| Abteilung | Organisatorische Zuordnung. Die Auswahl pflegen Sie in der Administration unter CRM. |
| Rolle | Die Benutzergruppe und damit das komplette Rechtepaket. Jeder Benutzer hat genau eine. |
| Profilbild | Unter dem Bild liegen zwei kleine Schaltflächen: „Foto hochladen" und „Foto entfernen". Sie erscheinen erst, wenn Sie mit der Maus über das Bild fahren. Erlaubt sind PNG und JPEG bis 2 MB. Ohne Bild erscheinen die Initialen. |
* Pflichtfeld
Was beim Speichern automatisch passiert
checkITeasy legt den Benutzer im Mandanten an und richtet zugleich seine Anmeldung ein. Sie müssen ihm weder ein Passwort setzen noch eines mitteilen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Noch keine Anmeldung vorhanden | checkITeasy erzeugt einen Zugang mit einem zufälligen Passwort und schickt es dem Benutzer per E-Mail. Er meldet sich damit an und ändert es danach selbst. |
| Anmeldung besteht bereits | Arbeitet die Person schon in einer anderen checkITeasy-Anwendung, behält sie ihr Passwort. Sie bekommt nur die Information, dass es jetzt eine weitere Anwendung für sie gibt. |
| Status | Ein neu angelegter Benutzer ist sofort aktiv und kann sich anmelden. |
Die weiteren Bereiche nach dem Speichern
Erst wenn der Benutzer gespeichert ist, zeigt die Navigation im Tab alle Bereiche. Vorher steht dort nur „Übersicht".
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Statistik | Kennzahlen zur Arbeit dieses Benutzers und eine Auswertung seiner erfassten Zeiten. |
| Übersicht | Die Stammdaten, die Sie beim Anlegen erfasst haben. |
| Konfiguration | Vier Abschnitte. „Buchhaltung" enthält Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger, Erlöscode und Standard-Lagerplatz. „Zuordnung" enthält Vertreter und Tags. „Einstellungen" enthält Sprache, die beiden Standard-Sichtbarkeiten, die Standard-Erinnerung für Termine und den Schalter „In Kalenderauswahl anzeigen". Dazu kommt die „Signatur". |
| Verknüpfungen | Was dieser Benutzer angelegt hat: Aktivitäten, Tickets, Projekte, Verkaufschancen und Kampagnen. |
| Sicherheit | Die Anmeldemethoden des Benutzers. Das sind „Passwort" und, wenn eingerichtet, „Authenticator". Hier können Sie eine Methode entfernen, etwa wenn ein Mitarbeiter sein Telefon verloren hat. |
| Datenschutz | Die Schalter zur Synchronisation von Terminen mit Microsoft 365. |
Einen bestehenden Benutzer als Vorlage nutzen
Soll ein neuer Kollege genauso eingerichtet werden wie ein bestehender, sparen Sie sich die Handarbeit.
Klicken Sie in der Benutzerliste die Zeile des Vorbilds mit der rechten Maustaste an.
Wählen Sie „Duplizieren". Es öffnet sich der Tab „Neuer Benutzer (Kopie)".
Das Kontextmenü der Zeile enthält neben „Deaktivieren" und „Löschen" auch „Duplizieren" (1). Die übrigen Einträge betreffen die Liste selbst. Tragen Sie Vorname, Nachname, E-Mail und die Telefonnummern ein. Diese Felder bleiben beim Duplizieren bewusst leer.
Klicken Sie auf „Speichern".
Was übernommen wird
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Abteilung und Rolle | Beide werden aus dem Vorbild übernommen. |
| Buchhaltung | Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger und Erlöscode. |
| Einstellungen | Die beiden Standard-Sichtbarkeiten, die Office-365-Synchronisation und die Signatur. |
| Zuordnung | Die Tags und die zugeordneten Vertreter. |