Einen Ansprechpartner anlegen
Voraussetzungen
Ein Ansprechpartner ist eine Person, die zu genau einer Adresse gehört. Er meldet ein Ticket und beantwortet Rückfragen. Auf Wunsch bekommt er auch einen eigenen Zugang zum Kundenportal. Ohne Ansprechpartner lässt sich kein Ticket erfassen.
Öffnen Sie in der Sidebar „Stammdaten" und wählen Sie „Ansprechpartner".
Die Ansprechpartnerliste. Die Schaltfläche mit dem Plus-Zeichen (1) legt einen neuen Ansprechpartner an. Die Spalte „Zugang" zeigt, wer bereits einen Portalzugang hat. Klicken Sie in der Toolbar über der Liste auf die Schaltfläche mit dem Plus-Zeichen. Der Tooltip lautet „Neuer Ansprechpartner". Rechts fährt das Formular „Ansprechpartner erstellen" ein.
Das leere Formular. „Nachname", „Adresse" und „E-Mail" sind mit einem Sternchen als Pflichtfelder gekennzeichnet. Die noch leere Adresse wird sofort angemahnt. Wählen Sie die „Anrede": „Herr", „Frau", „Divers" oder „Firma".
Tragen Sie „Vorname" und „Nachname" ein. Der Nachname ist Pflicht.
Wählen Sie unter „Adresse" die Firma aus, zu der die Person gehört. Die Auswahl sucht schon ab dem ersten Buchstaben. Auch dieses Feld ist Pflicht.
Tragen Sie die „E-Mail"-Adresse ein. Sie ist Pflicht, weil daran der Mailversand und ein möglicher Zugang zum Kundenportal hängen.
Ergänzen Sie die weiteren Rufnummern: „Telefon", „Mobil" und „Telefax".
Setzen Sie unter „Tags" die Schlagworte, mit denen Ihr Unternehmen Kontakte kennzeichnet. Zum Beispiel für Auswertungen oder Verteiler.
Setzen Sie „Newsletter-Sperre", wenn die Person der Werbung widersprochen hat. Der Kontakt wird dann von allen Marketing-Übertragungen ausgeschlossen.
Klicken Sie auf „Speichern". „Speichern und öffnen" legt den Ansprechpartner an und öffnet zusätzlich die Detailansicht.
Das ausgefüllte Formular. Sind „Nachname", „Adresse" und „E-Mail" gesetzt, sind „Speichern" und „Speichern und öffnen" anwählbar.
Die Felder im Einzelnen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Anrede | Auswahl: „Herr", „Frau", „Divers" oder „Firma". Lässt sich wieder leeren. |
| Vorname | Vorname der Person. |
| Nachname* | Nachname. Bildet zusammen mit dem Vornamen den Namen in Listen und Tab-Titeln. |
| Adresse* | Die Firma, zu der die Person gehört. Wurde der Ansprechpartner aus einer Adresse heraus angelegt, ist das Feld vorbelegt und gesperrt. |
| E-Mail* | Persönliche E-Mail-Adresse. Grundlage für Mailversand und Portalzugang. |
| Telefon | Durchwahl oder Festnetznummer. |
| Mobil | Mobilnummer. |
| Telefax | Faxnummer. |
| Tags | Mehrfachauswahl aus den für Ansprechpartner eingerichteten Schlagworten. |
| Aktiv | Erscheint erst beim Bearbeiten eines bestehenden Ansprechpartners. Neue Ansprechpartner sind immer aktiv. |
| Newsletter-Sperre | Schließt den Kontakt von allen Marketing-Übertragungen aus. |
* Pflichtfeld
Was erst in der Detailansicht kommt
Das Formular zum Anlegen hält sich bewusst kurz. Die übrigen Angaben stehen in der Detailansicht auf der Karte „Zusatz". Sie lassen sich jederzeit nachtragen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Abteilung | Die Abteilung, in der die Person arbeitet. |
| Position | Die Funktion oder Rolle im Unternehmen des Kunden. |
| Zu Händen | Zusatzzeile für den Schriftverkehr. |
| Gruppe | Ordnet den Ansprechpartner einer Ansprechpartnergruppe zu. |
| Standard Ansprechpartner | Kennzeichnet die Person als Standardkontakt der Adresse. Beim Duplizieren wird dieses Kennzeichen bewusst nicht mit übernommen. |
Einen Zugang zum Kundenportal erstellen
Soll der Ansprechpartner seine Tickets selbst einsehen, bekommt er einen eigenen Zugang. Markieren Sie ihn dazu in der Ansprechpartnerliste und klicken Sie in der Toolbar auf „Zugang erstellen". Die Schaltfläche ist nur aktiv, solange die Person noch keinen Zugang hat und aktiv gesetzt ist.