Die Aufgabenverwaltung im Überblick
Die Aufgabenverwaltung sammelt alle Aufgaben ein, die an Tickets, Projekten, Verkaufschancen, Kampagnen und Verträgen hängen. Ihre eigenen und die Ihrer Kollegen. Sie ersetzt die Aufgabenliste in der jeweiligen Detailansicht nicht, sondern legt einen gemeinsamen Blick darüber.
Klicken Sie im Header auf das Aufgaben-Symbol. Sie können auch in der Sidebar „Aufgaben" wählen. Beide Wege öffnen denselben Tab.
Der Tab „Aufgaben" öffnet sich in der Listenansicht. Die Aufgaben stehen unter der Überschrift ihres Bezugsobjekts, rechts folgen Fortschritt, Fälligkeit und verantwortlicher Mitarbeiter. Klappen Sie über das Personen-Symbol links in der Toolbar die Mitarbeiterauswahl auf und haken Sie die Kollegen an, deren Aufgaben Sie sehen wollen. Beim ersten Öffnen ist nur Ihr eigenes Konto ausgewählt.
Die Mitarbeiterauswahl ist nach Abteilungen gruppiert. 1 Suchfeld für die Namensliste, 2 „Nicht zugewiesen" für Aufgaben ohne Verantwortlichen, 3 Häkchen an der Abteilung wählt alle darunter aus. Wählen Sie im Auswahlfeld daneben den Status: „Alle", „Offen" oder „Abgeschlossen". Voreingestellt ist „Offen".
Schalten Sie rechts in der Toolbar zwischen den beiden Ansichten um, also zwischen „Listenansicht" und „Kanban-Board".
Listenansicht
Die Liste gruppiert die Aufgaben nach ihrem Bezugsobjekt. Alle Aufgaben eines Tickets stehen untereinander, darunter folgen die des nächsten Projekts und so fort. Jede Gruppenüberschrift trägt die Anzahl und lässt sich zuklappen. Ein Klick auf die Überschrift öffnet das Bezugsobjekt in einem eigenen Tab. Aufgaben ohne Bezugsobjekt landen in der Gruppe „Ohne Zuordnung".
Jede Zeile zeigt einen Kreis zum Abhaken, die Bezeichnung, den Fortschritt in Prozent, die Fälligkeit und den verantwortlichen Mitarbeiter mit Profilbild. Überfällige Aufgaben werden hervorgehoben, wichtige tragen eine Fahne. Ein Klick auf die Zeile öffnet rechts den Detailbereich.
Kanban-Ansicht
Das Kanban-Board stellt je Mitarbeiter eine Spalte nebeneinander. Es sind genau die Kollegen, die Sie in der Mitarbeiterauswahl angehakt haben, und zwar in dieser Reihenfolge. Haken Sie dort zusätzlich „Nicht zugewiesen" an, kommt eine gleichnamige Spalte für Aufgaben ohne Verantwortlichen hinzu. Über der Spalte steht die Anzahl ihrer Aufgaben. Leere Spalten melden „Keine Aufgaben".
Jede Karte zeigt die Bezeichnung, die Fälligkeit, den geschätzten Aufwand in Stunden, den Fortschritt und die Verknüpfung zum Bezugsobjekt. Karten lassen sich zwischen den Spalten ziehen. Damit wechselt die Zuständigkeit, nicht der Status.
Die Toolbar über den Aufgaben
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Mitarbeiter ein-/ausblenden | Klappt links die Mitarbeiterauswahl auf. Sie bestimmt, wessen Aufgaben angezeigt werden. Im Kanban bestimmt sie zusätzlich, welche Spalten es gibt. |
| Statusfilter | Auswahlfeld mit „Alle", „Offen" und „Abgeschlossen". Der Filter wirkt auf beide Ansichten. Voreingestellt ist „Offen". |
| Zähler | Zeigt in der Form „x von y Aufgaben", wie viele der geladenen Aufgaben nach der Mitarbeiterauswahl übrig bleiben. |
| Aufgaben suchen… | Sucht in der Bezeichnung der Aufgabe. Die Suche läuft auf dem Server und wirkt daher auf den gesamten Bestand, nicht nur auf die angezeigten Zeilen. |
| Listenansicht / Kanban-Board | Schaltet zwischen den beiden Darstellungen um. |
| Aktualisieren | Lädt die Aufgaben neu. Das hilft, wenn ein Kollege parallel etwas geändert hat. |
Was hier nicht auftaucht
Zwei Arten von Datensätzen blendet die Aufgabenverwaltung immer aus: Aufgabenvorlagen und übergeordnete Sammelaufgaben. Vorlagen sind keine echten Aufgaben, sondern Bauanleitungen für neue. Sie werden in der Administration gepflegt und erst beim Anwenden zu Aufgaben.