Zeit auf ein Ticket buchen
Voraussetzungen
Der Zeiteintrag verbindet Service und Abrechnung. Was hier gebucht wird, taucht später in der Liste der unberechneten Leistungen auf. Was nicht gebucht wird, kann niemand mehr in Rechnung stellen.
Öffnen Sie das Ticket und wechseln Sie auf die Registerkarte „Aktivitäten".
Klicken Sie in der Leiste über der Liste auf das Uhr-Symbol „Neuer Zeiteintrag". Der Dialog „Zeiteintrag" öffnet sich auf dem Reiter „Zeiteintrag".
Das Uhr-Symbol „Neuer Zeiteintrag" (1) sitzt ganz links in der Leiste über der Liste. Rechts daneben folgen „Neuer Warenposten" und „Positionen bestätigen". Wählen Sie unter „Tätigkeit" aus, welche Leistung Sie erbracht haben. Das ist das einzige Pflichtfeld. Ohne Tätigkeit können Sie nicht speichern.
Die Auswahl unter „Tätigkeit" (1) enthält nur die Leistungen, die der Vertrag des Kunden für dieses Ticket vorsieht. Ein Suchfeld über der Liste hilft, wenn es viele sind. Gibt es am Ticket offene Aufgaben, wählen Sie unter „Aufgabe" die passende aus. Die Angabe ist dann Pflicht. So landet die Zeit am richtigen Arbeitspaket.
Setzen Sie Datum, „Von" und „Bis". Die „Dauer" berechnet sich daraus automatisch. Ändern Sie umgekehrt die Dauer, verschiebt checkITeasy die Uhrzeit, die Sie zuletzt nicht angefasst haben. Liegt das Ende vor dem Beginn, korrigiert checkITeasy den jeweils anderen Wert.
Der ausgefüllte Dialog: 1 „Tätigkeit" als einziges Pflichtfeld, 2 „Aufgabe" (hier verlangt, weil am Ticket offene Punkte stehen), 3 der Zeitraum aus „Von" und „Bis", 4 die daraus berechnete „Dauer", auf das Abrechnungsintervall des Mandanten aufgerundet (aus 1:15 Stunden werden 1,5), 5 die Sichtbarkeit, vorbelegt mit „Intern". Halten Sie im Feld „Beschreibung" fest, was Sie tatsächlich getan haben. Ein „#" holt die Textbausteine. Aufzählungszeichen am Zeilenanfang setzt checkITeasy beim Zeilenumbruch fort.
Prüfen Sie die „Sichtbarkeit". Vorbelegt ist „Intern". Stellen Sie auf „Extern" um, sieht der Kunde den Eintrag.
Unter „Mitarbeiter" steht, für wen die Zeit gebucht wird. Vorbelegt ist der angemeldete Benutzer. Buchen Sie für einen Kollegen, stellen Sie hier um.
Klicken Sie auf „OK". Der Zeiteintrag erscheint im Verlauf des Tickets.
Gespeicherte Zeiteinträge stehen im Verlauf des Tickets: 1 die gebuchte Dauer in der Kopfzeile, 2 Datum und Zeitraum in der Fußzeile. Das Kennzeichen „intern" zeigt, dass der Kunde die Einträge nicht sieht.
Die Felder im Einzelnen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Tätigkeit* | Die abgerechnete Leistung. Sie bestimmt den Stundensatz und damit den Nettobetrag. Gibt es ein Kontingent, steht der Restbetrag hinter der Bezeichnung. |
| Aufgabe | Ordnet die Zeit einer Aufgabe des Tickets zu. Pflicht, solange am Ticket offene Aufgaben stehen. |
| Objekt | Das Gerät oder die Anlage, an der gearbeitet wurde. |
| Beschreibung | Was geleistet wurde. Mit „#" setzen Sie Textbausteine ein. |
| Datum, Von, Bis | Der Zeitraum der Leistung. Vorbelegt ist die vergangene Stunde bis jetzt. |
| Dauer | Die gebuchte Zeit in Stunden. Beim Verlassen des Feldes rundet checkITeasy sie auf das Abrechnungsintervall des Mandanten auf. Ab Werk sind das 15 Minuten. Die Pfeilschaltflächen verändern den Wert um genau ein Intervall. |
| Dauer (exakt) | Die tatsächlich verstrichene Zeit zwischen „Von" und „Bis", ohne Aufrundung. Reines Anzeigefeld. |
| Gebucht | Die gerundete Dauer, wie sie in die Abrechnung eingeht. Anzeigefeld. |
| Nettobetrag | Dauer mal Stundensatz der Tätigkeit. Ein Anzeigefeld. Der Betrag ergibt sich aus der Auswahl, eingeben können Sie ihn nicht. |
| Sichtbarkeit | Steuert, ob der Kunde den Eintrag sieht. Vorbelegt mit „Intern". |
| Mitarbeiter | Wessen Arbeitszeit gebucht wird. Zur Auswahl stehen die Benutzer, die zur Ticketbearbeitung vorgesehen sind. |
| Ansprechpartner | Nur bei der Sichtbarkeit „Extern" und nur, wenn am Ticket Ansprechpartner hinterlegt sind. Legt fest, wer beim Kunden adressiert wird. |
* Pflichtfeld
Mit dem Timer arbeiten
Sie können die Zeit auch mitlaufen lassen. Dafür gibt es die Karte „Timer" in der Detailansicht des Tickets. Sie starten den Timer, pausieren ihn und lassen ihn weiterlaufen. Beim Stoppen öffnet sich der Zeiteintrag-Dialog. Zeitraum und aufgerundete Dauer stehen schon darin. Sie ergänzen nur noch Tätigkeit und Beschreibung.
Was danach mit dem Eintrag passiert
Ein gespeicherter Zeiteintrag wandert in die Liste der unberechneten Zeiteinträge. Dort wartet er auf die Abrechnung. Solange er dort steht, können Sie ihn über „Bearbeiten" im Ticketverlauf noch korrigieren.
Ob eine Leistung in eine Abrechnung übernommen wird, hängt an der gewählten Tätigkeit. Der Zeiteintrag entscheidet das nicht. Die Tätigkeit trägt die Kennzeichen „Nicht abrechenbar" und „Nicht übertragen". Im Zeiteintrag können Sie beide nicht setzen. Die Kennzeichen hängen an der Tätigkeit im Vertrag und müssen dort gepflegt sein, bevor Sie buchen.
Die Reiter „Ticket" und „Details"
Der Reiter „Ticket" zeigt Nummer, Titel, Ticketstatus und die Beschreibung des Tickets. Das hilft, wenn Sie den Eintrag aus der Abrechnung heraus öffnen und der Zusammenhang fehlt. Der Reiter „Details" listet die Verknüpfungen des Eintrags: Adresse, Konto, Ticket, Projekt und Verkaufschance. Es sind reine Anzeigefelder mit Sprungmarke zum jeweiligen Datensatz.