Aktivität oder Notiz erfassen
Voraussetzungen
Alles, was zu einem Ticket gesagt, gefragt und entschieden wird, gehört in den Verlauf. Bei jedem Eintrag entscheiden Sie neu. Bleibt er intern? Oder geht er an den Kunden?
Öffnen Sie das Ticket und wechseln Sie in der Mitte auf die Registerkarte „Aktivitäten". Über der Liste sitzt das Eingabefeld, darunter der Verlauf. Der neueste Eintrag steht oben.
Klicken Sie in das Feld „Notiz hinzufügen". Der Editor klappt auf. Haben Sie in Ihrem Konto eine Signatur hinterlegt, wird sie sofort eingesetzt. Der Schreibcursor steht davor.
Der aufgeklappte Editor: 1 die Typreiter für die Art des Eintrags, 2 der Schalter „Extern", 3 das Textfeld, 4 die Werkzeugleiste mit Formatierung, Erwähnung, Büroklammer und Mikrofon, 5 die Empfängerzeile „Mitarbeiter". Solange „Extern" ausgeschaltet ist, bleibt der Eintrag intern. Wählen Sie oben die Art des Eintrags: „Notiz", „Email", „Telefonat", „Messenger", „Persönlich" oder „Meeting". Die Art bestimmt, welche Zusatzfelder erscheinen. Sie bestimmt auch, wie der Eintrag später im Verlauf heißt.
Erfassen Sie den Text. Ein „@" holt die Auswahl der Kontakte. Wen Sie dort auswählen, landet automatisch in der Empfängerliste. Ein „#" holt die Textbausteine und setzt den fertigen Text an der Cursorposition ein.
Entscheiden Sie über den Schalter „Extern", wer den Eintrag zu sehen bekommt. Ist er ausgeschaltet, bleibt der Eintrag intern. Ist er eingeschaltet, geht der Eintrag an den Kunden.
Mit eingeschaltetem Schalter (1) kommen zwei Empfängerzeilen dazu: 2 „Ansprechpartner" mit den Personen beim Kunden, 3 „CC" für weitere E-Mail-Adressen. Prüfen Sie die Empfänger. Unter „Mitarbeiter" stehen die Kollegen, die Sie informieren. Bei „Extern" kommen darunter „Ansprechpartner" und „CC" dazu. Die Mitarbeiter und Ansprechpartner des Tickets sind bereits vorbelegt.
Hängen Sie bei Bedarf über die Büroklammer Dateien an. Die Dateien werden zusammen mit dem Eintrag gespeichert.
Klicken Sie auf „Speichern". Der Eintrag erscheint im Verlauf. Der Editor klappt wieder zu.
Die Bedienelemente des Editors
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Typreiter | Legt die Art des Eintrags fest. Bei „Telefonat", „Meeting" und „Messenger" erscheinen darunter zusätzliche Auswahlfelder. |
| Extern | Schalter rechts oben. Ist er aus, bleibt der Eintrag intern. Ist er ein, sieht der Kunde den Eintrag und die ausgewählten Ansprechpartner bekommen eine Nachricht. |
| Textfeld | Formatierter Text mit Fett, Kursiv und Unterstrichen. „@" ruft Kontakte auf, „#" ruft Textbausteine auf. |
| Erwähnung hinzufügen (@) | Fügt ein „@" ein und öffnet die Auswahl direkt. Das hilft allen, die das Kürzel nicht tippen mögen. |
| Dokument anhängen | Büroklammer. Öffnet die Dateiauswahl. Sie können auch Dateien übernehmen, die schon am Ticket liegen. |
| Diktieren | Mikrofon. Diktiert den Text ins Feld, wenn der Browser den Mikrofonzugriff erlaubt. |
| Mitarbeiter | Interne Empfänger. Vorbelegt sind die Mitarbeiter des Tickets. Ihr eigener Benutzer wird dabei herausgenommen. |
| Ansprechpartner | Nur bei „Extern". Die Personen beim Kunden, an die der Eintrag geht. Vorbelegt sind die Ansprechpartner des Tickets. |
| CC | Nur bei „Extern". Hier geben Sie weitere E-Mail-Adressen an. Das dürfen auch Adressen von Personen sein, die nicht als Ansprechpartner angelegt sind. |
Zusatzangaben je Art
Drei Arten fragen nach mehr als dem Text. Die Angaben stehen später im Verlauf über dem Eintrag.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Telefonat | „Anrufrichtung" (Eingehend, Ausgehend) und „Anrufergebnis" (Erfolgreich, Nicht erreicht, Mailbox, Rückruf). |
| Meeting | „Meetingergebnis" (Erfolgreich, Abgesagt, Verschoben). |
| Messenger | „Plattform". Zur Auswahl stehen WhatsApp, Telegram, Signal, Microsoft Teams, Slack oder Sonstige. |
Mit dem Verlauf arbeiten
Jeder Eintrag trägt oben seinen Titel, den Verfasser und den Zeitpunkt. Ist er intern, steht daneben das Kennzeichen „intern". Fehlt das Kennzeichen, ist der Eintrag für den Kunden sichtbar.
Die Schaltflächen am Eintrag
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Anpinnen | Hält den Eintrag oben in der Liste fest, egal wie viel danach dazukommt. Erneutes Klicken löst ihn wieder. |
| Als wichtig markieren | Hebt den Eintrag optisch hervor, ohne die Reihenfolge zu ändern. |
| Antworten | Klappt den Editor auf und setzt den zitierten Text ein. Der Verfasser des Originals wird als Empfänger übernommen, ebenso dessen Sichtbarkeit. |
| Bearbeiten | Hier ändern Sie Titel, Text, Sichtbarkeit und Empfänger. Bei abgeschlossenen Tickets steht dort stattdessen „Anzeigen". |
| Löschen | Entfernt den Eintrag nach einer Rückfrage. |
Über der Liste helfen zwei Werkzeuge beim Wiederfinden. Das Suchfeld „Datensätze durchsuchen" durchsucht Titel und Text. Der Trichter öffnet „Aktivitäten filtern". Dort wählen Sie einzelne Aktivitätstypen aus. Mit „Systemnotizen anzeigen" blenden Sie außerdem die automatisch erzeugten Einträge ein, die sonst ausgeblendet bleiben.