Einen Lead erfassen
Voraussetzungen
Ein Lead hält einen Kontakt fest, zu dem es noch keine gepflegten Stammdaten gibt. Zum Beispiel die Person von der Messe, die Anfrage über das Kontaktformular oder den Rückläufer aus einer Kampagne. Mehr als Person, Unternehmen und Herkunft steht nicht darin.
Öffnen Sie in der Sidebar die Gruppe „Vertrieb" und wählen Sie „Leads". Die Liste öffnet sich im Inhaltsbereich. Voreingestellt ist der Filter „Offene Leads".
Die Leadliste, hier auf „Alle Leads" umgestellt. Unten rechts liegen die beiden Schaltflächen zum Einlesen einer Visitenkarte. Klicken Sie in der Toolbar über der Liste auf „Neu". Rechts fährt das Formular „Lead erstellen" ein.
Der „Neu"-Button (1) liegt ganz links in der Toolbar. In der Leadliste ist er beschriftet. Wählen Sie ganz oben unter „Kampagne" die Maßnahme, aus der der Kontakt stammt. Das geht nur, wenn es eine gibt. Legen Sie den Lead aus dem Tab „Leads" einer Kampagne heraus an, ist das Feld bereits gesetzt.
Das leere Formular. „Rechtliche Grundlage" ist mit „Berechtigtes Interesse - potenzieller Kunde/Lead" vorbelegt. Erfassen Sie die Kontaktdaten. „E-Mail" und „Name" sind Pflicht. „Vorname", „Telefon", „PLZ", „Ort" und „Straße" ergänzen Sie, soweit vorhanden.
Legen Sie unter „Rechtliche Grundlage" fest, worauf sich die Kontaktaufnahme stützt. Zur Auswahl stehen „Berechtigtes Interesse - potenzieller Kunde/Lead", „Berechtigtes Interesse - bestehender Kunde", „Berechtigtes Interesse - Sonstige" und „Gewährte Einwilligung".
Setzen Sie die Checkbox „Newsletter-Sperre" nur, wenn der Kontakt Werbung ausdrücklich abgelehnt hat. Ein gesperrter Kontakt wird bei jeder Übertragung an das Newsletter-System übersprungen.
Erfassen Sie im nächsten Abschnitt das Unternehmen. „Unternehmen" ist Pflicht. „Homepage", „PLZ (Unternehmen)", „Ort (Unternehmen)" und „Straße (Unternehmen)" sind optional.
Sind E-Mail, Name und Unternehmen gefüllt, werden „Speichern" und „Speichern und öffnen" aktiv. Prüfen Sie „Geschäftsjahr", „Geschäftsbereich" und „Geschätzter Umsatz". Das Geschäftsjahr ist mit dem laufenden Jahr vorbelegt, der geschätzte Umsatz mit null. Der Wert taucht später als Summe unter der Leadliste auf.
Halten Sie bei Bedarf im Feld „Memo" fest, was Sie über den Kontakt wissen. Zum Beispiel den Gesprächsanlass, die Interessenlage oder den Empfehlungsgeber.
Klicken Sie auf „Speichern". Der Lead erscheint in der Liste. „Speichern und öffnen" legt ihn an und öffnet zusätzlich die Detailansicht in einem neuen Tab.
Die Felder im Einzelnen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kampagne | Die Maßnahme, aus der der Kontakt stammt. Grundlage für die Auswertung der Kampagne. |
| E-Mail* | Die E-Mail-Adresse des Kontakts. Pflichtfeld und zugleich der Schlüssel für Newsletter-Übertragungen. |
| Vorname | Vorname des Kontakts. |
| Name* | Nachname des Kontakts. |
| Telefon | Telefonnummer des Kontakts. |
| PLZ | Postleitzahl der Privat- oder Kontaktanschrift. |
| Ort | Ort der Privat- oder Kontaktanschrift. |
| Straße | Straße der Privat- oder Kontaktanschrift. |
| Rechtliche Grundlage | Auf welcher Basis Sie den Kontakt ansprechen dürfen. Entweder berechtigtes Interesse oder gewährte Einwilligung. |
| Newsletter-Sperre | Dauerhafte Werbesperre. Ist sie gesetzt, wird der Kontakt bei Übertragungen an das Newsletter-System ausgelassen. |
| Unternehmen* | Das Unternehmen, für das der Kontakt steht. |
| Homepage | Internetadresse des Unternehmens. |
| PLZ (Unternehmen) | Postleitzahl der Firmenanschrift. |
| Ort (Unternehmen) | Ort der Firmenanschrift. |
| Straße (Unternehmen) | Straße der Firmenanschrift. |
| Geschäftsjahr | Jahr, dem der Lead zugerechnet wird. Vorbelegt mit dem laufenden Jahr. |
| Geschäftsbereich | Ordnet den Lead einem Bereich Ihres Unternehmens zu. Grundlage für Auswertungen. |
| Geschätzter Umsatz | Erwartetes Volumen. Vorbelegt mit null. Die Summenzeile unter der Leadliste bleibt leer und zeigt dauerhaft einen Strich. Wollen Sie das Volumen zusammenzählen, exportieren Sie die Liste nach Excel. |
| Memo | Freitext zum Kontakt. |
* Pflichtfeld
Schneller als tippen
Zwei Abkürzungen sparen Zeit. Über die Schaltflächen unten rechts in der Leadliste lesen Sie eine Visitenkarte ein. Das Formular öffnet sich dann schon vorausgefüllt. Im Kontextmenü eines vorhandenen Leads erzeugt „Duplizieren" einen neuen Lead mit den übernommenen Firmen- und Klassifizierungsdaten. Name, Vorname und E-Mail bleiben leer und werden neu erfasst.
Über das Kontextmenü führt außerdem „Schnellbearbeitung" zurück in dasselbe Formular, ohne die Detailansicht zu öffnen.