Vertragsvorlagen anlegen
Voraussetzungen
Bei jedem neuen Vertrag derselben Art stellen sich dieselben Fragen: Welcher Typ, welches Kontingent, welches Intervall, welche Tätigkeiten sind eingeschlossen? Und wie sollen die Tickets heißen, die später aus dem Vertrag entstehen? Eine Vertragsvorlage beantwortet das einmal. Verwendet wird sie beim Erzeugen eines Vertrags aus einem Auftrag.
Wählen Sie in der Administration in der Navigationsspalte „CRM" und öffnen Sie in der Sektionsliste „Vertragsvorlagen".
Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf „Hinzufügen". Der Dialog „Neue Vertragsvorlage" öffnet sich auf der Registerkarte „Allgemein". Eine bestehende Vorlage öffnen Sie per Doppelklick auf ihre Zeile.
Wählen Sie den Typ. Er entscheidet über den Rest des Dialogs. Kontingentfelder erscheinen nur beim Kontingentvertrag, die Pauschale Berechnung nur beim Projektvertrag. Bei Standard- und Individualvertrag entfallen die Registerkarten „Positionen" und „Tätigkeiten" ganz.
Der Typ steuert den Dialog. 1 Auswahl des Typs, 2 die Vertragsdaten rechts: Kontingent Typ, Kontingent Stunden und Intervall. „Rest Verfällt" kommt dazu, sobald ein Intervall gewählt ist. Tragen Sie die Vorlagenbezeichnung ein. Sie ist Pflicht und erscheint später in der Vorlagenauswahl.
Hinterlegen Sie Sachkonto und Kostenträger, wenn die Vorlage die kaufmännische Zuordnung vorgeben soll.
Wechseln Sie auf die Registerkarte „Tickets". Legen Sie dort Standard-Queue, Standard-Kategorie und die Templates für Titel und Bezeichnung der erzeugten Tickets fest.
Eine geschweifte Klammer im Template öffnet die Platzhalterliste. 1 die Auswahl, gruppiert nach Vertrag, Position, Artikel, Auftrag und Auftragsposition. Erfassen Sie auf der Registerkarte „Tätigkeiten" die Leistungen, die der Vertrag abdeckt. Je Zeile tragen Sie Tätigkeitsart, Artikel, Nettopreis und die Abrechnungskennzeichen ein.
„Tätigkeit hinzufügen" legt eine Zeile an, das Papierkorbsymbol am rechten Rand entfernt sie wieder. Die Kennzeichen der Zeile wandern unverändert in den erzeugten Vertrag. Klicken Sie auf „Speichern". Die Meldung „Vertragsvorlage wurde erfolgreich gespeichert!" bestätigt die Übernahme.
Registerkarte „Allgemein"
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Typ | Servicevertrag, Pauschalvertrag, Kontingentvertrag, Projektvertrag, Individualvertrag oder Standardvertrag. Der Typ wird in den Vertrag übernommen und steuert, welche weiteren Felder überhaupt erscheinen. |
| Vorlagenbezeichnung* | Name der Vorlage in der Auswahl. Pflichtangabe. |
| Aktiv | Nur aktive Vorlagen werden den Benutzern zur Auswahl angeboten. Über das Kennzeichen stellen Sie eine Vorlage sauber außer Dienst. |
| Ticket-Erstellungsmodus | Auswahl zwischen „1 Ticket mit mehreren Aufgaben" und „Mehrere Tickets (pro Position)". Der Wert wird gespeichert. Die Ticketerzeugung im Vertrag arbeitet im aktuellen Stand aber unabhängig davon mit einem Ticket je Position. |
| Sachkonto und Kostenträger | Werden beim Erzeugen eines Vertrags auf dessen Positionen angewendet. Sie haben dabei Vorrang vor den Angaben aus dem Auftrag. |
| Kontingent Typ, Betrag, Stunden | Nur beim Kontingentvertrag. „Stunden" oder „Betrag" legt fest, worin das Kontingent gemessen wird. Darunter steht das passende Eingabefeld. |
| Intervall und Rest Verfällt | Nur beim Kontingentvertrag. Das Intervall reicht von „Ohne" bis „Jährlich". „Rest Verfällt" erscheint erst, wenn ein Intervall gewählt ist. |
| Pauschale Berechnung | Nur beim Projektvertrag. |
* Pflichtfeld
Vorbelegungen für erzeugte Tickets auf der Registerkarte „Tickets"
Aus einem Vertrag können Sie Tickets für die fälligen Positionen erzeugen. Wie diese Tickets heißen und wo sie landen, steht hier. Beim Erzeugen liest der Server die Werte jedes Mal frisch aus der Vorlage. Eine Änderung wirkt deshalb sofort auf alle Verträge, die diese Vorlage verwenden, auch auf die bereits bestehenden.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Standard-Queue und Standard-Kategorie | Werden den erzeugten Tickets mitgegeben. |
| Titel-Template | Bestimmt den Titel der erzeugten Tickets. Platzhalter fügen Sie über die geschweifte Klammer ein. Bleibt das Feld leer, entsteht der Titel aus Vertragsname und Positionsbezeichnung. |
| Bezeichnung-Template | Der längere Beschreibungstext der erzeugten Tickets. Es gelten dieselben Platzhalter. Ohne Angabe wird der Titel übernommen. |
| Verfügbare Platzhalter | Gruppiert nach Vertrag, Position, Artikel, Auftrag und Auftragsposition. Dazu gehören etwa Bezeichnung und Vertragsnummer des Vertrags oder der Langtext der Auftragsposition. |
Registerkarten „Positionen" und „Tätigkeiten"
Beide Registerkarten erscheinen bei allen Typen außer Standard- und Individualvertrag. Sie wirken sich aber sehr unterschiedlich aus.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Tätigkeiten | Werden beim Erzeugen eines Vertrags vollständig übernommen: Tätigkeitsart, Artikel, Nettopreis, Rabatt und die Kennzeichen „Nicht Abrechenbar", „Nicht übertragen" und „ERP Preis". Über „Tätigkeit hinzufügen" kommt eine Zeile dazu, das Papierkorbsymbol entfernt sie wieder. |
| Positionen | Werden in der Vorlage gespeichert, beim Erzeugen eines Vertrags aus einem Auftrag aber nicht verwendet. Die Vertragspositionen entstehen dort aus den Positionen des Auftrags. Aus der Vorlage wirken auf die Positionen nur Sachkonto und Kostenträger von der Registerkarte „Allgemein". |
Wie die Vorlage verwendet wird
Aus einem Auftrag heraus können Sie einen Vertrag erzeugen. Im Dialog dazu wählen die Benutzer eine Vertragsvorlage. Angeboten werden nur aktive Vorlagen. Übernommen werden Typ, Kontingentangaben, Intervall, „Rest Verfällt", die Pauschale Berechnung und die Tätigkeiten. Der Vertrag merkt sich zusätzlich, aus welcher Vorlage er stammt. Daraus liest die Ticketerzeugung später Queue, Kategorie und die Templates.