Eine Vertragsposition anlegen
Ein Vertrag allein rechnet nichts ab. Erst die Position sagt, was der Kunde bekommt, wie oft er dafür zahlt und wie viel. Jede Position läuft mit einem eigenen Takt und einer eigenen Laufzeit. Ein Vertrag kann deshalb Positionen mit ganz verschiedenen Intervallen enthalten.
Öffnen Sie den Vertrag und wechseln Sie auf den Reiter „Positionen".
Der Reiter „Positionen". Über „Neu" (1) legen Sie eine Position an, ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet sie zum Bearbeiten. Klicken Sie auf „Neu". Der Dialog „Neue Position" öffnet sich mit vier Spalten.
Wählen Sie in der ersten Spalte den „Artikel". Er bestimmt, was auf der Rechnung steht, und liefert die Kontierung mit.
Die Registerkarte „Details". Links der Bezug zum Auftrag und der Artikel, daneben der Zeitraum, dann die Kontierung, rechts die Preise. Verknüpfen Sie die Position mit einem „Auftrag", wenn die Leistung aus einem Verkaufsbeleg stammt. Zur Auswahl stehen nur Belege des Kunden, dem der Vertrag gehört. Danach können Sie zusätzlich die „Auftragsposition" angeben.
Geben Sie eine „Bezeichnung" ein und bei Bedarf einen „Langtext". Beides erscheint später auf der Abrechnung.
Setzen Sie in der zweiten Spalte das „Intervall". Es zählt in Monaten und ist mit 12 vorbelegt. Die Liste zeigt den Wert danach als „12 Monate" an.
Prüfen Sie „Vertragsbeginn" und „Vertragsende". Der Beginn ist mit dem heutigen Datum in einem Monat vorbelegt, das Ende mit dem 31.12.2099.
Wählen Sie in der dritten Spalte den „Abrechnungszeitpunkt". Zur Wahl stehen „Anfang", „Mitte" und „Ende". Vorbelegt ist „Anfang". Daraus und aus dem Vertragsbeginn errechnet der Server den ersten Abrechnungstermin.
Setzen Sie den „Kündigungszeitraum". Er zählt in Monaten und ist mit 3 vorbelegt. Beim Kündigen entscheidet er darüber, ob die Position schon zum nächsten Jahrestag endet oder erst ein Jahr später.
Ergänzen Sie „Kostenstelle", „Kostenträger", „Sachkonto" und „Erlöscode", wenn diese Position anders kontiert werden soll als der Artikel.
Nehmen Sie in der vierten Spalte den Haken bei „ERP-Preis" heraus, wenn Sie den Preis selbst festlegen wollen. Erst dann lassen sich „Netto-Einzelpreis" und „Rabatt %" ausfüllen.
Tragen Sie die „Anzahl" ein. Vorbelegt ist 1.
Klicken Sie auf „OK". Es erscheint die Meldung „Position gespeichert." und die Position steht in der Liste.
Eine ausgefüllte Position kurz vor dem Speichern. „ERP-Preis" ist hier abgewählt, deshalb sind Netto-Einzelpreis und Rabatt bedienbar.
Die Felder der Registerkarte „Details"
Erste Spalte: Herkunft und Text
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Auftrag | Verkaufsbeleg, aus dem die Leistung stammt. Die Auswahl ist auf das Konto des Vertrags eingeschränkt. |
| Auftragsposition | Erscheint erst, wenn ein Auftrag gewählt ist. |
| Artikel | Was abgerechnet wird. Ohne Artikel lässt sich die Position nur speichern, wenn „Nicht abrechenbar" gesetzt ist. |
| Bezeichnung | Text der Position. Erscheint in der Liste. |
| Langtext | Ausführlicher Text, mehrzeilig. |
Zweite Spalte: Takt und Laufzeit
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Intervall | Abstand zwischen zwei Abrechnungen in Monaten. Vorbelegt mit 12. Der Wert bestimmt auch die Menge auf der Abrechnung. |
| Intervallverschiebung | Verschiebt den Leistungszeitraum, der auf der Abrechnung steht. Negative Werte sind erlaubt. Der Abrechnungstermin selbst bleibt davon unberührt. |
| Vertragsbeginn | Vorbelegt mit dem heutigen Datum in einem Monat. |
| Vertragsende | Vorbelegt mit dem 31.12.2099. |
| Letzter Abrechnungstermin | Erscheint erst nach der ersten Abrechnung und ist gesperrt. |
| Nächster Abrechnungstermin | Erscheint beim Bearbeiten und ist gesperrt. Der Server berechnet ihn aus Vertragsbeginn, Intervall und Abrechnungszeitpunkt. |
Dritte Spalte: Zeitpunkt und Kontierung
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Abrechnungszeitpunkt | „Anfang", „Mitte" oder „Ende". Vorbelegt mit „Anfang". Legt fest, auf welchen Tag im Monat der Abrechnungstermin fällt. |
| Kündigungszeitraum | Kündigungsfrist in Monaten. Vorbelegt mit 3. In der Liste heißt die Spalte „Kündigungsfrist". |
| Kostenstelle, Kostenträger, Sachkonto, Erlöscode | Kontierung dieser Position. Was hier steht, schlägt die Angaben des Artikels. Bleibt ein Feld leer, greift der Wert des Artikels. |
| Gekündigt | Zeigt an, ob die Position gekündigt ist. Das Feld ist immer gesperrt und wird über die Schaltfläche „Kündigen" gesetzt. |
Vierte Spalte: Preise und Schalter
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Anzahl | Vorbelegt mit 1. Dezimalwerte sind erlaubt. |
| Netto-Einzelpreis | Preis je Einheit. Gesperrt, solange „ERP-Preis" gesetzt ist. |
| Rabatt % | Nachlass in Prozent. Gesperrt, solange „ERP-Preis" gesetzt ist. |
| Nicht abrechenbar | Die Position erzeugt keine Abrechnungsposition. Der Abrechnungstermin rückt trotzdem weiter. |
| ERP-Preis | Der Preis kommt aus dem Warenwirtschaftssystem. Beim Anlegen bereits gesetzt. |
| Lizenzpflichtig | Blendet die Registerkarte „Lizenz" ein. Dort ordnen Sie das Modul zu. |
Wie die Position in die Abrechnung geht
Steht der nächste Abrechnungstermin an, entsteht eine Abrechnungsposition. Die Werte dafür kommen nicht eins zu eins aus dem Dialog.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Menge | Intervall mal Anzahl. Eine Position mit Anzahl 1 und Intervall 12 erscheint mit Menge 12. Der Netto-Einzelpreis ist also der Preis für einen Monat, nicht für die ganze Periode. |
| Einzelpreis und Rabatt | Werden unverändert übernommen. Ist „ERP-Preis" gesetzt, ermittelt das Warenwirtschaftssystem den Preis. |
| Kontierung | Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger und Erlöscode der Position haben Vorrang. Fehlen sie, greifen die Angaben des Artikels. |
| Nächster Termin | Rückt um das Intervall weiter und wird auf den gewählten Abrechnungszeitpunkt gelegt. Liegt er danach hinter dem Vertragsende, wird die Position nicht mehr abgerechnet. |
Was die erste Abrechnung sperrt
Sobald eine Position einmal abgerechnet wurde, lassen sich die Angaben nicht mehr ändern, die den Takt bestimmen. Sie sehen das daran, dass die Felder grau werden. Betroffen sind „Auftrag", „Auftragsposition", „Artikel", „Intervall", „Intervallverschiebung", „Vertragsbeginn", „Vertragsende", „Abrechnungszeitpunkt" und „Kündigungszeitraum".
Die weiteren Registerkarten
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Lizenz | Erscheint nur, wenn „Lizenzpflichtig" gesetzt ist. Hier wählen Sie das Modul, füllen dessen Felder und legen bei Bedarf eine Testlizenz an. |
| Abrechnungen | Erscheint erst, wenn die Position schon einmal abgerechnet wurde. Listet die Abrechnungen mit Nummer, Netto und den Kennzeichen „Freigegeben" und „Übertragen". |
| Dokumente | Erscheint beim Bearbeiten. Dateien, die an dieser Position hängen. |
| Historie | Erscheint beim Bearbeiten. Zeigt Notizen, Zeiteinträge und Systemeinträge zu dieser Position, das Neueste oben. |