Wie die Abrechnung funktioniert
Für Benutzer6 Min.Zuletzt aktualisiert: 16.08.2026
Am Ticket entstehen Zeiteinträge und Warenposten, an Verträgen wiederkehrende Positionen. Damit daraus eine Rechnung wird, laufen sie durch drei Stationen: sammeln, abrechnen, freigeben. Erst danach übernimmt das angebundene ERP-System. Dieser Artikel zeigt den ganzen Weg. Für die einzelnen Schritte gibt es eigene Anleitungen.
Der Weg einer Leistung
Jede berechenbare Leistung durchläuft dieselben Stationen. Wo sie gerade steht, sehen Sie daran, in welcher Liste sie auftaucht.
Die Stationen im Einzelnen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Erfassen | Sie erfassen einen Zeiteintrag oder einen Warenposten am Ticket. Vertragspositionen entstehen zusammen mit dem Vertrag. Abgerechnet ist zu diesem Zeitpunkt noch nichts. |
| Unberechnet | Die Leistung erscheint in „Unberechnete Zeiteinträge", „Unberechnete Warenposten" oder „Unberechnete Verträge". Hier wird geprüft und korrigiert. |
| Abrechnung | Der Befehl „Abrechnen" nimmt die ausgewählten Einträge in eine Abrechnung auf. Jede Leistung wird dort zu einer Position. Die Abrechnung erscheint unter „Abrechnungen" mit dem Filter „Offene Abrechnungen". |
| Freigegeben und übertragen | Mit „Freigabe" geben Sie die Abrechnung zur Berechnung frei. Danach holt sich das angebundene ERP-System die freigegebenen Abrechnungen ab. Dabei setzt es „Übertragen" und „Übertragen am". |
Die Begriffe
Was womit gemeint ist
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Zeiteintrag | Eine Arbeitszeit, die auf ein Ticket gebucht ist. Sie hat eine Tätigkeit, eine Dauer und einen Nettobetrag. Wie Sie Zeiten erfassen, steht im Bereich „Service". |
| Warenposten | Ein am Ticket verbrauchter Artikel mit Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis. |
| Vertragsposition | Eine wiederkehrende Leistung aus einem Vertrag mit Intervall und nächstem Abrechnungstermin. |
| Tätigkeit | Die Leistungsart eines Zeiteintrags. Sie ist im Vertrag hinterlegt und bestimmt Artikel, Nettopreis und Rabatt. Über die Kennzeichen „Nicht abrechenbar" und „Nicht übertragen" legt sie außerdem fest, ob überhaupt abgerechnet wird. |
| Abrechnung | Der Sammelbeleg für einen Kunden. Er hat eine Belegnummer, ein Gesamtnetto und die Kennzeichen „Freigegeben" und „Übertragen". |
| Position | Eine Zeile innerhalb der Abrechnung. Jede Position stammt aus genau einem Zeiteintrag, Warenposten oder einer Vertragsposition. |
| Ist Vertragsabrechnung | Kennzeichnet Abrechnungen, die aus Vertragspositionen entstanden sind. Sie werden getrennt von den Abrechnungen aus Zeiteinträgen und Warenposten geführt. |
Wer macht was
Die Aufgaben verteilen sich auf drei Rollen. Wer sie in Ihrem Haus übernimmt, entscheidet Ihre Organisation. Das Modell dahinter ist überall gleich.
Rollen im Ablauf
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Erfassen | Die Servicemitarbeiter. Sie buchen Zeiten und Warenposten am Ticket und wählen die Tätigkeit aus. |
| Prüfen und abrechnen | Die Abrechnung. Sie sieht die unberechneten Listen durch, korrigiert und löst danach „Abrechnen" aus. |
| Freigeben | Die kaufmännische Verantwortung. Die Freigabe ist die letzte Kontrolle, bevor die Zahlen das CRM verlassen. |
| Übertragen | Die ERP-Anbindung. Sie holt die freigegebenen Abrechnungen ab. In checkITeasy gibt es dafür keine Schaltfläche. |
Warum taucht eine erfasste Zeit nicht in den unberechneten Zeiteinträgen auf?
Die Liste zeigt nur Zeiteinträge, die zu einem Ticket gehören und noch nicht abgerechnet sind. Ist der Eintrag schon abgerechnet, finden Sie ihn über die zugehörige Abrechnung wieder.
Kann ich eine Abrechnung im CRM bearbeiten?
Nein. Die Detailansicht einer Abrechnung ist reine Anzeige. Korrigieren müssen Sie vorher, also im Zeiteintrag, im Warenposten oder in der Vertragsposition.
Wie lange dauert es, bis eine freigegebene Abrechnung übertragen ist?
Das hängt davon ab, in welchem Takt Ihre ERP-Anbindung arbeitet. Solange „Übertragen" auf „Nein" steht, ist die Abrechnung noch nicht übernommen.
Wo sehe ich, aus welchem Ticket eine Position stammt?
In der Detailansicht der Abrechnung im Reiter „Positionen". Öffnen Sie dort das Kontextmenü einer Position. Die Einträge „Ticket öffnen", „Zeiteintrag öffnen", „Warenposten öffnen", „Vertrag öffnen" und „Vertragsposition öffnen" führen Sie zur Herkunft.