Eine Abrechnung ans ERP übertragen
Voraussetzungen
Die Übertragung ist der letzte Schritt. Aus der freigegebenen Abrechnung wird im angebundenen ERP-System ein Beleg. Ausgelöst wird sie nicht in checkITeasy. Hier lesen Sie nur ab, ob sie stattgefunden hat.
Wer die Übertragung auslöst
Die Anbindung an das ERP-System holt sich die freigegebenen Abrechnungen selbst ab und meldet die Übernahme zurück. In checkITeasy gibt es dafür bewusst keine Schaltfläche. Sie finden sie weder in der Liste „Abrechnungen" noch im Aktionsmenü einer geöffneten Abrechnung.
Den Stand ablesen
Öffnen Sie in der Sidebar „Abrechnung" und klicken Sie auf „Abrechnungen".
Wählen Sie in der Toolbar den Filter „Übertragene Abrechnungen". Er zeigt alle bereits übernommenen Belege. „Freigegebene Abrechnungen" zeigt die freigegebenen. Darunter sind auch die, die noch auf die Übernahme warten.
Die Liste „Abrechnungen". 1 Auswahl der Ansicht mit den vier Filtern · 2 Spalte „Freigegeben" · 3 Spalte „Übertragen". Hier sind alle Zeilen freigegeben, übertragen ist bislang nur ein Teil davon. Lesen Sie in der Liste die Spalten „Freigegeben" und „Übertragen" nebeneinander. Über die Spaltenauswahl blenden Sie zusätzlich „Freigegeben Am" und „Übertragen Am" ein. Daran erkennen Sie, wie lange eine Abrechnung schon wartet.
Ein grüner Haken steht für „Ja", ein graues Kreuz für „Nein". Alle Zeilen sind freigegeben. Übertragen ist hier nur die unterste. Die übrigen warten noch auf die Übernahme. Öffnen Sie für den Einzelfall die Abrechnung mit einem Doppelklick. Im Kopfbereich steht neben „Abrechnung" die Kennzeichnung „Offen" oder „Freigegeben". Ist die Abrechnung übernommen, kommt „Übertragen" hinzu.
Eine bereits übernommene Abrechnung. 1 Das zusätzliche Kennzeichen „Übertragen" im Kopfbereich · 2 dasselbe als Feld „Übertragen: Ja" in der Karte „Eckdaten". In diesem Datenbestand sind die Zeitstempel „Freigegeben am" und „Übertragen am" nicht gefüllt und stehen deshalb auf „–". Prüfen Sie links in der Karte „Eckdaten" die vier Felder „Freigegeben", „Freigegeben am", „Übertragen" und „Übertragen am". Sie sind die verbindliche Auskunft über den Stand.
Kopfbereich mit der Kennzeichnung „Freigegeben" und darunter die Karte „Eckdaten". 1 Freigegeben · 2 Freigegeben am · 3 Übertragen · 4 Übertragen am. Diese Abrechnung ist freigegeben, aber noch nicht übernommen. Deshalb steht „Übertragen" auf „Nein" und „Übertragen am" ist leer. Sehen Sie bei Bedarf in der Karte „Details" nach. Unter „Externe Id" steht die Kennung des Belegs im angebundenen System, wenn eine hinterlegt ist.
Die Statusfelder im Überblick
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Freigegeben | Die Abrechnung wurde zur Berechnung freigegeben und steht zur Übernahme bereit. Ohne dieses Kennzeichen findet keine Übertragung statt. |
| Freigegeben am | Zeitpunkt der Freigabe. Zusammen mit „Übertragen am" ist er die Grundlage für jede Nachfrage. |
| Übertragen | Die Abrechnung wurde vom angebundenen ERP-System übernommen. Ab hier ist sie unveränderlich. |
| Übertragen am | Zeitpunkt der Übernahme. |
| Externe Id | Die Kennung des Datensatzes im angebundenen System, wenn eine hinterlegt ist. |
Wenn die Übertragung ausbleibt
checkITeasy meldet nicht, wenn eine Übertragung fehlschlägt. Eine nicht übernommene Abrechnung bleibt einfach auf „Übertragen: Nein" stehen. Mit dieser Reihenfolge klären Sie die meisten Fälle.
Prüfen Sie, ob die Abrechnung überhaupt freigegeben ist. Steht im Kopfbereich noch „Offen", fehlt der vorherige Schritt.
Wählen Sie im Aktionsmenü der geöffneten Abrechnung „Aktualisieren". Die Ansicht lädt den aktuellen Stand neu. Der Status kann sich seit dem Öffnen geändert haben.
1 „Aktualisieren" lädt den Stand neu. Eine Schaltfläche zum Auslösen der Übertragung gibt es hier bewusst nicht. Prüfen Sie den zeitlichen Abstand. Liegt „Freigegeben am" erst wenige Minuten zurück, ist die Anbindung vielleicht noch nicht gelaufen.
Prüfen Sie, ob andere Abrechnungen im selben Zeitraum übertragen wurden. Wechseln Sie dazu auf den Filter „Übertragene Abrechnungen". Fehlen dort alle jüngeren Belege, liegt das Problem an der Anbindung insgesamt und nicht an dieser einen Abrechnung.
Bleibt es dabei, geben Sie den Fall an Ihren Administrator weiter. Nennen Sie ihm Belegnummer, „Freigegeben am" und Kunde. Über „Link kopieren" im Aktionsmenü erzeugen Sie einen Verweis, der direkt auf diese Abrechnung führt.