Sage X3: 3. Import-Vorlagen
Bisher ging es um den Weg aus Sage X3 heraus. Es geht auch andersherum: Eine Adresse, die Sie in checkITeasy anlegen, kann als Kunde in Sage X3 entstehen. Dafür nutzt der Sync dieselben Vorlagen, nur in der anderen Richtung. Sage X3 prüft die Daten dabei genauso streng wie bei der Erfassung von Hand, und was es ablehnt, landet im Zwischenspeicher.
Die Felder, die Sie ergänzen sollten
Ein Feld brauchen beide Seiten, damit sie sich wiederfinden: die Nummer des checkITeasy-Datensatzes. Sage X3 hat dafür an der Adresse ein passendes Feld, es steht nur nicht in der Vorlage. Weitere Felder braucht es, wenn E-Mail und Website der Adresse, E-Mail und Mobilnummer der Ansprechpartner oder die Texte der Abrechnungspositionen mitwandern sollen.
Was dazukommt
| Vorlage | Kennzeichen | Tabelle | Feld | Bedeutung |
|---|---|---|---|---|
| BPC | A | BPADDRESS | WEB(0) | Die E-Mail-Adresse der Adresse. Dasselbe Feld nutzt auch der Weg aus Sage X3 heraus — einmal ergänzt, wirkt es in beide Richtungen. |
| BPC | A | BPADDRESS | FCYWEB | Die Website der Adresse. Ebenfalls für beide Richtungen. |
| BPC | A | BPADDRESS | EXTNUM | Die Nummer der Adresse aus checkITeasy. Damit lässt sich ein Kunde seinem Ursprung zuordnen, auch wenn beim Anlegen etwas schiefgeht. |
| BPC | C | CONTACT | WEB | Die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners. Der Block führt sie nicht, ohne das Feld bleibt sie in Sage X3 leer. |
| BPC | C | CONTACT | MOB | Die Mobilnummer des Ansprechpartners. Ebenfalls nicht im Block enthalten. |
| SIHIMPCAL | L | SINVOICED | ITMDES | Die Bezeichnung 1 der Abrechnungsposition. Ohne dieses Feld setzt Sage X3 in die Belegzeile die Bezeichnung aus dem Artikelstamm. |
| SIHIMPCAL | L | SINVOICED | ITMDES1 | Der Dimensionstext der Abrechnungsposition. Achtung: Das Feld fasst nur 30 Zeichen, längere Texte werden abgeschnitten — siehe FAQ. |
So wird die Kundennummer vergeben
Sage X3 vergibt die Kundennummer in dieser Einrichtung nicht selbst, es verlangt sie beim Import. Deshalb bildet der Abgleich sie nach der Regel, die Ihr Bestand vorgibt: das Länderkürzel der Adresse und eine laufende Nummer. Aus einer neuen deutschen Adresse wird also der nächste freie Eintrag hinter DE033. Die Nummer schreibt er anschließend als ExterneId zurück; ab da gelten Änderungen als Aktualisierung.
Was Sage X3 beim Import prüft
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Rufnummern | Gegen das Format des Landes. Für Deutschland sind es genau vierzehn Ziffern ohne Trennzeichen, deshalb entfernt der Abgleich alles außer Ziffern. Eine Nummer, die Ländervorwahl und Amtsnull mischt, weist Sage X3 ab. |
| Pflichtfelder | Fehlt eine Angabe, nennt Sage X3 das Feld beim Namen und lehnt den ganzen Satz ab. Angelegt wird dann nichts. |
| Abgewiesene Sätze | Landen im Zwischenspeicher unter „Import-/Exportvorlagen Zwischenspeicher" (GESAOW). Dort sehen Sie die Zeile und können sie korrigieren. |
Adressen nach Sage X3 einschalten
Ergänzen Sie die Felder aus der Tabelle in Sage X3, jeweils als letzte Zeile ihres Blocks. So behalten alle vorhandenen Felder ihre Position.
Tragen Sie die Position in checkITeasy in der Feldzuordnung nach, als Schlüssel aus Kennzeichen, Punkt und Feldname — also „A.WEB", „A.FCYWEB", „A.EXTNUM", „C.WEB", „C.MOB" beziehungsweise „L.ITMDES" und „L.ITMDES1" im Abschnitt der Vorlage SIHIMPCAL.
Starten Sie den SOAP-Pool neu. Er merkt sich die Feldliste beim Start und liefert sonst weiter die alte Fassung.
Setzen Sie in der Administration den Eintrag „Adressen nach Sage X3" auf aktiv.
Tragen Sie bei der Adresse als ExterneId das Wort „Sync" ein. Daran erkennt der Dienst, dass der Datensatz in Sage X3 noch nicht existiert.
Setzen Sie an der Adresse den Haken für die Übertragung und stoßen Sie den Abgleich an.
Prüfen Sie in Sage X3, ob der Kunde da ist, und in checkITeasy, ob die Nummer zurückgeschrieben wurde.
Aus Abrechnungen werden Rechnungen
Eine freigegebene Abrechnung wird in Sage X3 zur Ausgangsrechnung, samt aller Positionen. Die Nummer vergibt Sage X3 aus dem Nummernkreis und der Abgleich schreibt sie in die Abrechnung zurück. Möglich macht das ein Verweis, den der Beleg trägt: Sage X3 meldet die Nummer beim Import nicht zurück, also findet der Abgleich sie über diesen Verweis wieder. Derselbe Verweis verhindert doppelte Belege — auch wenn ein Lauf zwischen Anlegen und Quittieren abbricht.
Was in der Rechnung landet
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Standort | Aus der Einstellung „x3Standort". Bleibt sie leer, nimmt Sage X3 den Standort des technischen Benutzers — und der passt selten zum Kunden. |
| Kunde | Das Konto der Abrechnung mit seiner Kundennummer aus Sage X3. |
| Währung | Die des Kunden, gelesen aus dem Kundenstamm in Sage X3. Die Abrechnung führt keine, der Import verlangt sie. |
| Positionen | Artikel, Menge, Preis und Rabatt. Die Verkaufseinheit holt der Abgleich aus dem Artikelstamm — auch sie verlangt der Import an jeder Zeile. |
| Preis | Der Einzelpreis aus der Abrechnung. Ist an der Position „Preisermittlung extern" gesetzt, gilt stattdessen der Verkaufspreis aus dem Artikelstamm in Sage X3 — sonst entstünde eine Rechnung über 0,00. |
Öffnen Sie in der Administration unter Sage X3 die „Feldzuordnung (JSON)".
Setzen Sie im Abschnitt „entitaeten" den Eintrag mit der id „abrechnungen-nach-x3" auf aktiv. Bei „x3Objekt" muss SIHIMPCAL stehen.
Tragen Sie bei „x3Standort" Ihren Vertriebsstandort ein, zum Beispiel DE012.
Geben Sie eine einzelne Abrechnung frei, merken Sie sie zur Übertragung vor und stoßen Sie den Abgleich an.
Prüfen Sie in Sage X3 die entstandene Rechnung und in checkITeasy, ob die Belegnummer in der Abrechnung steht.