Sage X3: 3. Import-Vorlagen
Bisher ging es um den Weg aus Sage X3 heraus. Es geht auch andersherum: Eine Adresse, die Sie in checkITeasy anlegen, kann als Kunde in Sage X3 entstehen. Dafür nutzt der Sync dieselben Vorlagen, nur in der anderen Richtung. Sage X3 prüft die Daten dabei genauso streng wie bei der Erfassung von Hand, und was es ablehnt, landet im Zwischenspeicher.
Die Felder, die Sie ergänzen sollten
Ein Feld brauchen beide Seiten, damit sie sich wiederfinden: die Nummer des checkITeasy-Datensatzes. Sage X3 hat dafür an der Adresse ein passendes Feld, es steht nur nicht in der Vorlage. Zwei weitere Felder braucht es, wenn E-Mail und Mobilnummer der Ansprechpartner mitwandern sollen.
Was dazukommt
| Vorlage | Kennzeichen | Tabelle | Feld | Bedeutung |
|---|---|---|---|---|
| BPC | A | BPADDRESS | EXTNUM | Die Nummer der Adresse aus checkITeasy. Damit lässt sich ein Kunde seinem Ursprung zuordnen, auch wenn beim Anlegen etwas schiefgeht. |
| BPC | C | CONTACT | WEB | Die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners. Der Block führt sie nicht, ohne das Feld bleibt sie in Sage X3 leer. |
| BPC | C | CONTACT | MOB | Die Mobilnummer des Ansprechpartners. Ebenfalls nicht im Block enthalten. |
So wird die Kundennummer vergeben
Sage X3 vergibt die Kundennummer in dieser Einrichtung nicht selbst, es verlangt sie beim Import. Deshalb bildet der Sync sie nach der Regel, die Ihr Bestand vorgibt: das Länderkürzel der Adresse und eine laufende Nummer. Aus einer neuen deutschen Adresse wird also der nächste freie Eintrag hinter DE033.
Der Sync liest das Land aus der Adresse in checkITeasy.
Er holt die vorhandenen Kunden aus Sage X3 und sucht die höchste Nummer dieses Landes.
Er zählt eins hoch und legt den Kunden mit dieser Nummer an.
Er schreibt die Nummer als ExterneId in die Adresse zurück. Ab da gelten Änderungen als Aktualisierung.
Was Sage X3 beim Import prüft
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Rufnummern | Sage X3 prüft sie gegen das Format des Landes. Für Deutschland sind es genau vierzehn Ziffern ohne Trennzeichen. Der Sync entfernt deshalb alles außer Ziffern. Eine Nummer, die Ländervorwahl und Amtsnull mischt, weist Sage X3 ab. |
| Pflichtfelder | Fehlt eine Angabe, nennt Sage X3 das Feld beim Namen und lehnt den ganzen Satz ab. Angelegt wird in diesem Fall nichts. |
| Abgewiesene Sätze | Sie landen im Zwischenspeicher unter „Import-/Exportvorlagen Zwischenspeicher" (GESAOW). Dort sehen Sie die Zeile und können sie korrigieren. |
Die Richtung einschalten
Ergänzen Sie die Felder aus der Tabelle in Sage X3, jeweils als letzte Zeile ihres Blocks. So behalten alle vorhandenen Felder ihre Position.
Tragen Sie die Position in checkITeasy in der Feldzuordnung nach, als Schlüssel „A.EXTNUM".
Setzen Sie in der Administration den Eintrag „Adressen nach Sage X3" auf aktiv.
Tragen Sie bei der Adresse als ExterneId das Wort „Sync" ein. Daran erkennt der Dienst, dass der Datensatz in Sage X3 noch nicht existiert und angelegt werden soll.
Setzen Sie an der Adresse den Haken für die Übertragung und stoßen Sie den Abgleich an.
Prüfen Sie danach in Sage X3, ob der Kunde da ist, und in checkITeasy, ob die Nummer zurückgeschrieben wurde.