Mit CleverReach arbeiten
Voraussetzungen
Die CleverReach-Anbindung verbindet Ihre Kontakte im CRM mit den Empfängerlisten im Newsletter-System. Sie übertragen Adressen, Ansprechpartner und Leads aus checkITeasy heraus, sehen am Kontakt, in welchen Listen er steht, und behalten Abmeldungen im Blick. Gestaltet und versendet wird der Newsletter weiterhin in CleverReach.
Kontakte in eine Empfängerliste übertragen
Der Weg ist überall derselbe. Aus einer Liste heraus übertragen Sie viele Kontakte auf einmal, aus einer Detailansicht heraus den einen geöffneten Datensatz.
Öffnen Sie die Adressen-, Ansprechpartner- oder Leadliste und wählen Sie die gewünschten Datensätze aus. Ist keine Mehrfachauswahl aktiv, gilt die Zeile unter dem Mauszeiger.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahl. Klappen Sie im Kontextmenü „CleverReach" auf und wählen Sie „Zu Empfängerliste hinzufügen". In einer Detailansicht steht derselbe Eintrag im Aktionen-Menü.
Das Kontextmenü der Adressliste. 1 Der Eintrag „CleverReach" · 2 Das Untermenü mit „Zu Empfängerliste hinzufügen". Fehlt der Eintrag, ist entweder die Integration nicht aktiv oder das Schreibrecht „CleverReach" nicht vergeben. Wählen Sie im Dialog „Zu CleverReach-Empfängerliste hinzufügen" unter „Empfängerliste" die Zielliste. Hinter jedem Namen steht, wie viele aktive Empfänger sie enthält. Mit „Neue Liste anlegen…" erzeugen Sie stattdessen eine neue Liste. Deren Namen tragen Sie im Feld darunter ein.
Der Übertragungsdialog. Hinter dem Namen der Empfängerliste steht die Zahl der aktiven Empfänger. Die Zeile über den Schaltflächen ist die Vorschau: ausgewählt, werden übertragen, übersprungen. „Übertragen" bleibt gesperrt, solange die Rechtsgrundlage fehlt. Setzen Sie bei Bedarf Tags. Zur Auswahl stehen die Tags, die Sie im CRM in den Bereichen Konto und Ansprechpartner pflegen. In CleverReach werden sie als Tags am Empfänger gesetzt.
Lesen Sie die Vorschau. Sie nennt in einer Zeile, wie viele Datensätze ausgewählt sind, wie viele übertragen werden und wie viele übersprungen werden. Die übersprungenen können Sie aufklappen. Jeder Eintrag trägt seinen Grund.
Klicken Sie auf „Übertragen". Danach zeigt der Dialog das Ergebnis und die Zielliste. Er bleibt offen, bis Sie ihn schließen.
Warum Datensätze übersprungen werden
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Keine E-Mail-Adresse | Am Datensatz ist keine E-Mail hinterlegt. Ohne Adresse gibt es keinen Empfänger. |
| Ungültige E-Mail-Adresse | Die hinterlegte Adresse ist formal nicht verwendbar. |
| Newsletter-Sperre im CRM | Am Datensatz ist die Newsletter-Sperre gesetzt. Sie schließt den Kontakt von allen künftigen Übertragungen aus. |
| Bereits in der Liste | Der Kontakt steht schon in der gewählten Empfängerliste. |
| Auf der Sperrliste | Die Adresse steht auf der kontoweiten Sperrliste in CleverReach und darf dort nicht mehr angeschrieben werden. |
| Dublette in der Auswahl | Dieselbe E-Mail-Adresse kommt in Ihrer Auswahl mehrfach vor. Übertragen wird sie einmal. |
Der Newsletter-Status am Kontakt
In den Detailansichten von Adresse, Ansprechpartner und Lead können Sie die Karte „Newsletter" ins Layout aufnehmen. Sie zeigt, in welchen Empfängerlisten der Kontakt steht und in welchem Zustand. Steht er in keiner, meldet die Karte genau das.
Die Zustände
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| aktiv | Der Empfänger erhält den Newsletter. |
| Bestätigung ausstehend | Der Empfänger wurde angelegt und hat die Bestätigungsmail erhalten, aber noch nicht bestätigt. |
| abgemeldet | Der Empfänger hat sich abgemeldet. Daneben steht das Datum der Abmeldung. |
| unzustellbar | Zustellversuche sind gescheitert. Die Adresse gilt als nicht erreichbar. |
| gesperrt | Die Adresse steht auf der Sperrliste. |
| Entfernt | Der Empfänger ist in CleverReach nicht mehr in dieser Liste. Sie können ihn erneut übertragen. |
| inaktiv | Der Empfänger ist in der Liste vorhanden, aber nicht aktiv. |
| Fehler | Bei der letzten Übertragung ist etwas schiefgegangen. Der Fehlertext steht unter dem Listennamen. |
Newsletter-Sperre und Sperrliste
Es gibt zwei getrennte Sperren, und sie liegen an unterschiedlichen Orten. Die Newsletter-Sperre ist ein Feld an Ihrem CRM-Datensatz. Die Sperrliste gehört zu CleverReach und gilt für das gesamte dortige Konto.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Newsletter-Sperre | Schalter im Bearbeiten-Bereich von Adresse, Ansprechpartner und Lead. Ist er gesetzt, wird der Datensatz bei jeder Übertragung übersprungen. Zusätzlich gibt es das Feld „Grund der Sperre", das festhält, woher die Sperre stammt. |
| Sperrliste (kontoweit) | Die Ausschlussliste in CleverReach. In checkITeasy können Sie sie einsehen, mit Adresse, Kommentar und dem Datum, seit dem gesperrt wird. Bearbeiten können Sie sie hier nicht. Gepflegt wird sie in CleverReach. |
Auswertung auf dem Dashboard
Bei aktiver Anbindung erscheint im Widget-Katalog des Dashboards die Kategorie „CleverReach". Sie brauchen dafür zusätzlich das Recht „CleverReach Widgets".
Die Widgets
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| CleverReach: Empfängerlisten | Alle Empfängerlisten mit ihren Zahlen, als letzte Zeile die kontoweite Sperrliste. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Liste, ein Klick auf die Sperrliste den Sperrlisten-Dialog. |
| CleverReach: Empfänger nach Status | Tortendiagramm der Empfänger nach Zustand. Über das Zahnrad im Widget grenzen Sie es auf eine einzelne Empfängerliste ein. |
| CleverReach: Newsletter-Abdeckung | Tortendiagramm dazu, wie viele Ihrer CRM-Kontakte mit E-Mail bereits in einer Liste stehen. |
| CleverReach: Letzte Mailings | Die zuletzt versendeten Mailings mit ihren Quoten. |
| CleverReach: Synchronisationsstatus | Wie viele Übertragungen offen, aktiv oder fehlerhaft sind. |
Aus dem Listen-Widget heraus öffnen Sie eine Empfängerliste mit den beiden Reitern „Empfänger" und „Statistik". Der Reiter „Empfänger" zeigt Adresse, Status, Aktivierungs- und Abmeldedatum sowie die Quelle. Ist der zugehörige checkITeasy-Datensatz bekannt, steht er ebenfalls dort. Beide Ansichten sind rein lesend.
Wo die Anbindung endet
checkITeasy übernimmt die Empfängerpflege und die Auswertung. Alles, was mit der Gestaltung und dem eigentlichen Versand zu tun hat, bleibt weitgehend in CleverReach.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Inhalt gestalten | Ein aus checkITeasy angelegter Newsletter ist ein leerer Entwurf mit Betreff, interner Bezeichnung und Zielliste. Gestalten können Sie ihn nur im CleverReach-Editor. Der Dialog und die Kennzahlen-Karte bringen Sie mit einem Klick dorthin. |
| Absender | Den Absender erfassen Sie nicht je Entwurf. Er wird einmalig in der Administration hinterlegt. |
| Versand auslösen | Aus checkITeasy heraus versenden können Sie nur unter drei Bedingungen. Der hinterlegte CleverReach-Zugang muss die nötige Berechtigung mitbringen, die Freigabe muss im Mandanten erlaubt sein und Sie brauchen das Recht „CleverReach Versand". Fehlt eines davon, erscheint der Eintrag „Jetzt versenden" gar nicht. Sie lösen den Versand dann direkt in CleverReach aus. |
| Empfängerlisten pflegen | Listen anlegen geht aus checkITeasy heraus. Umbenennen, aufräumen, löschen und das Bearbeiten einzelner Empfänger geschieht in CleverReach. |
| Sperrliste pflegen | Nur in CleverReach. In checkITeasy ist sie ausschließlich einsehbar. |