Vorgänge und Belege verstehen
Unter „Belegübersicht Verkauf" sehen Sie, was im angebundenen ERP-System verkauft wurde: Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen, gebündelt zu Vorgängen. Der Name sagt schon, worum es geht. Es ist eine Übersicht.
Vorgang und Beleg
Ein Verkaufsvorgang ist die Klammer um ein Geschäft mit einem Kunden. Er trägt eine Vorgangsnummer, gehört zu einem Konto und ist entweder offen oder erfüllt. Ein Beleg ist ein einzelnes Dokument innerhalb dieser Klammer. Zuerst kommt das Angebot, dann der Auftrag, danach Lieferschein und Rechnung. Zu einem Vorgang gehören also meistens mehrere Belege.
Woran Sie die beiden unterscheiden
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Vorgang | Die Klammer. Er trägt „Vorgangsnummer", „Konto", „Matchcode" und die Kennzeichnung „Erfüllt". Seine Positionen zeigen je Artikel, wie viel bestellt, geliefert, berechnet und retourniert wurde. |
| Beleg | Das einzelne Dokument. Er trägt „Belegart", „Belegnummer", „Belegdatum", „Nettobetrag" und „Bruttobetrag". Bei Angeboten kommt der „Angebotsstatus" dazu. Seine Positionen sind die Artikelzeilen mit Menge, Einzelpreis und Rabatt. |
| Verbindung | Jeder Beleg verweist über die Spalte „Vorgang" auf die Vorgangsnummer. In der Detailansicht des Vorgangs listet der Tab „Verkaufsbelege" alle zugehörigen Belege. |
Die Belegarten
Jeder Beleg hat eine Belegart. Sie entscheidet, welche Rolle das Dokument im Verkaufsprozess spielt. Die Belegarten werden in der Administration unter „ERP" auf der Seite „Verkaufsbelegarten" gepflegt. Dort bekommt jede Belegart einen Belegtyp.
Die Belegtypen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Angebot | Das Angebot an den Kunden. Bei dieser Art ist der „Angebotsstatus" gefüllt. Daran erkennen Sie, ob das Angebot offen, angenommen oder abgelehnt ist. |
| Auftrag | Die Bestellung des Kunden. Sie eröffnet meistens den Vorgang. |
| Lieferschein | Die Auslieferung. |
| Rechnung | Die Rechnung an den Kunden. |
| Gutschrift | Die Korrektur zugunsten des Kunden. |
| Nicht angegeben | Belegarten ohne festgelegten Typ. |
Wann ein Vorgang erfüllt ist
Die Vorgangspositionen führen je Artikel mit, was bestellt, geliefert, berechnet und retourniert wurde. Dazu trägt jede Position eine eigene Kennzeichnung „Erfüllt". Am Vorgang selbst steht dieselbe Kennzeichnung noch einmal für das Ganze. Nach welcher Regel sie umspringt, entscheidet das ERP-System. In checkITeasy können Sie sie weder setzen noch zurücknehmen. Solange der Vorgang nicht erfüllt ist, erscheint er unter dem voreingestellten Filter „Offene Vorgänge".