Aufgaben filtern und gruppieren
Voraussetzungen
Die Aufgabenverwaltung hat drei Stellschrauben, die zusammenwirken: wessen Aufgaben angezeigt werden, in welchem Status, und ob ein Suchbegriff greift. Gruppierung und Sortierung nimmt Ihnen die Ansicht ab.
Die Mitarbeiterauswahl
Das Personen-Symbol links in der Toolbar klappt die Mitarbeiterauswahl auf. Sie ist nach Abteilungen gruppiert. Hinter jeder Abteilung steht in Klammern, wie viele Kollegen sie umfasst. Benutzer ohne Abteilung sammeln sich unter „Nicht zugeordnet".
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Einzelne Kollegen | Jeden Namen einzeln anhaken. Beim ersten Öffnen ist nur Ihr eigenes Konto ausgewählt. Das ist die Sicht „meine Aufgaben". |
| Ganze Abteilung | Das Häkchen an der Abteilungsüberschrift wählt alle Kollegen darunter aus oder ab. Ist nur ein Teil ausgewählt, zeigt es einen Zwischenzustand. |
| Alle Mitarbeiter | Wählt in einem Zug alle aus. Beim erneuten Klick wählt es alle wieder ab. Praktisch für den Blick aufs ganze Team. |
| Nicht zugewiesen | Blendet zusätzlich Aufgaben ein, für die noch niemand zuständig ist. Im Kanban-Board entsteht dafür eine eigene Spalte. |
| Mitarbeiter suchen | Das Suchfeld oben in der Auswahl filtert die Namensliste. Es ändert nichts an der Auswahl selbst. Bereits gesetzte Häkchen bleiben erhalten. |
In welchem Status
Das Auswahlfeld neben dem Personen-Symbol kennt drei Werte. Anders als die Mitarbeiterauswahl wirkt es auf dem Server. Bei „Offen" werden erledigte Aufgaben gar nicht erst geladen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Offen | Voreinstellung. Zeigt nur Aufgaben, die noch nicht abgehakt sind. Das ist die Arbeitsliste für den Alltag. |
| Abgeschlossen | Zeigt nur erledigte Aufgaben. Nützlich, um nachzusehen, was in einem Vorgang bereits abgearbeitet wurde. |
| Alle | Zeigt beides gemeinsam. Erledigte Aufgaben erscheinen durchgestrichen. |
Nach Text suchen
Das Feld „Aufgaben suchen…" rechts in der Toolbar durchsucht die Bezeichnung der Aufgabe. Auch diese Suche läuft auf dem Server und greift damit auf den gesamten Bestand zu, nicht nur auf die gerade sichtbaren Zeilen. Statusfilter und Suchbegriff wirken gemeinsam. Bei „Offen" bleiben erledigte Treffer außen vor.
Gruppierung und Sortierung
Beide sind fest vorgegeben und lassen sich nicht umstellen. In der Listenansicht werden die Aufgaben nach ihrem Bezugsobjekt gruppiert, also nach Ticket, Projekt, Verkaufschance, Kampagne oder Vertrag. Alles ohne Bezug sammelt sich unter „Ohne Zuordnung". Jede Gruppenüberschrift trägt die Anzahl, lässt sich zuklappen und öffnet per Klick das Bezugsobjekt in einem eigenen Tab.
Sortiert wird in dieser Reihenfolge: erst die als wichtig markierten Aufgaben, dann nach Fälligkeit von der nächsten zur fernsten, zuletzt alphabetisch nach Bezeichnung. Was oben steht, steht also am ehesten an.
Was gemerkt wird
Die gewählte Ansicht, der Statusfilter und die Mitarbeiterauswahl bleiben in Ihrem Browser gespeichert und stehen beim nächsten Öffnen wieder so da. Der Suchbegriff wird nicht gemerkt, er beginnt jedes Mal leer. Auf einem anderen Gerät oder nach dem Leeren des Browserspeichers fängt die Auswahl wieder mit Ihrem eigenen Konto an.