Den Termin-Assistenten nutzen
Voraussetzungen
Für ein Ticket stehen sechs Stunden Arbeit an. Dann geht es nicht darum, wann Sie Zeit haben, sondern wo sechs Stunden hinpassen. Genau das nimmt der Termin-Assistent ab. Er durchsucht den Kalender eines Mitarbeiters nach freien Fenstern und legt daraus die nötigen Termine an.
Wo Sie den Assistenten finden
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Karte „Terminplanung" | Im Überblick der Detailansicht eines Tickets oder einer Verkaufschance. Sie erscheint nur, solange noch kein nächster Termin geplant ist, und meldet „Keine Termine gefunden". Der Button „Termin planen" startet den Assistenten direkt in der Karte. |
| Kontextmenü der Liste | Ein Rechtsklick auf eine Zeile der Ticketliste oder der Verkaufschancenliste bietet „Termin erstellen". Der Assistent öffnet sich dann als Dialog „Termin-Assistent". |
Prüfen Sie im Schritt „Konfiguration" den „Titel" und wählen Sie den „Mitarbeiter", für den geplant werden soll. Beide sind Pflicht. Für die Suche wird immer genau eine Person betrachtet.
Schritt 1. 1 „Benötigte Gesamtzeit (Min.)", 2 „Minimale Slotlänge (Min.)", 3 der Arbeitszeitraum aus den Geschäftszeiten des Mandanten, 4 „Suchen" startet die Suche. Titel und Mitarbeiter kommen aus dem Ticket. Tragen Sie unter „Zeitkonfiguration" die „Benötigte Gesamtzeit (Min.)" ein, also den vollen Aufwand. Darunter setzen Sie die „Minimale Slotlänge (Min.)". Sie bestimmt, wie klein ein einzelnes Zeitfenster sein darf. Kürzere Lücken werden übergangen.
Prüfen Sie rechts unter „Arbeitszeitraum" die Felder „Tagesstart" und „Tagesende". Sie legen fest, zwischen welchen Uhrzeiten gesucht wird. Vorbelegt sind die Geschäftszeiten Ihres Mandanten. Die Checkbox „Geschäftszeiten berücksichtigen" schließt Zeiten außerhalb dieses Rahmens aus.
Klicken Sie auf „Suchen". Der Assistent durchsucht den Kalender des gewählten Mitarbeiters ab heute und wechselt bei Treffern in den Schritt „Verfügbare Slots".
Prüfen Sie die gefundenen Zeitfenster. Die Tabelle zeigt je Fenster „Beginn", „Ende", „Dauer" und „Tag". Darüber stehen die benötigte Zeit und die Gesamtdauer der Vorschläge. Stimmen beide überein, ist der Aufwand vollständig untergebracht.
Schritt 2. Oben stehen benötigte Zeit und Gesamtdauer der Vorschläge nebeneinander. Die Tabelle ist keine Auswahl. Alle fünf Zeilen werden beim Speichern als Termine angelegt. Gehen Sie mit „Weiter" in den Schritt „Bestätigung". Dort steht zusammengefasst, wie viele Termine mit welcher Gesamtdauer für welchen Mitarbeiter angelegt werden.
Schritt 3 fasst zusammen, was angelegt wird: Anzahl der Termine, Gesamtdauer und Mitarbeiter. „Zurück" führt zu den Suchkriterien, erst „Speichern" legt die Termine an. Klicken Sie auf „Speichern". Alle Termine werden angelegt und erscheinen sofort im Kalender des Mitarbeiters.
Die Felder im Schritt „Konfiguration"
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Titel* | Betreff der Termine. Alle angelegten Termine bekommen denselben Titel. Bei einem Ticket ist er mit Nummer und Titel des Tickets vorbelegt. |
| Mitarbeiter* | Wessen Kalender durchsucht wird und wer die Termine bekommt. Es lässt sich immer nur eine Person planen. |
| Benötigte Gesamtzeit (Min.) | Der gesamte Aufwand in Minuten. Die Suche sammelt so lange Zeitfenster ein, bis diese Menge erreicht ist. Bei einem Ticket ist der geschätzte Zeitaufwand vorbelegt, sonst 120 Minuten. |
| Minimale Slotlänge (Min.) | Wie lang ein einzelnes Zeitfenster mindestens sein muss. Ein hoher Wert liefert wenige lange Blöcke, ein niedriger viele kurze. Vorbelegt mit 60 Minuten. |
| Geschäftszeiten berücksichtigen | Sucht nur innerhalb der üblichen Arbeitszeiten. Standardmäßig aktiv. |
| Tagesstart | Frühester Beginn eines Vorschlags. Vorbelegt aus den Geschäftszeiten Ihres Mandanten. |
| Tagesende | Spätestes Ende eines Vorschlags. Ebenfalls aus den Geschäftszeiten vorbelegt. |
* Pflichtfeld
Was der Assistent nicht anlegt
Die erzeugten Termine sind bewusst schlicht. Sie tragen den Titel, den Zeitraum, den gewählten Mitarbeiter und die Verknüpfung zum Vorgang. Beschreibung, Ort und Erinnerung bleiben leer, weitere Teilnehmer werden nicht eingetragen, und die Termine sind weder ganztägig noch Fixtermine.