Den Kalender verwenden
Der Kalender zeigt nicht nur Ihre eigenen Termine. Er legt beliebig viele Kollegen nebeneinander, Spalte an Spalte im selben Zeitraster. Genau dafür ist er gebaut. Sie sehen auf einen Blick, wann jemand Zeit hat.
Klicken Sie im Header auf das Kalender-Symbol und wählen Sie „Mein Kalender". Der Kalender öffnet sich als eigener Tab mit der Überschrift „Meine Termine".
Der Kalender öffnet sich in der Arbeitswoche. Links steht die Kalenderwoche, das Raster reicht von 07:00 bis 19:00 Uhr, die Geschäftszeiten von 08:00 bis 17:00 Uhr sind heller hinterlegt. Über dem Raster steht eine Zeile mit Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse. Das ist Ihre eigene Spalte. Wählen Sie rechts oben die Ansicht: „Tag", „Arbeitswoche", „Woche", „Monat" oder „Agenda". Beim Öffnen steht der Kalender auf „Arbeitswoche".
1 Pfeile zum Blättern, 2 „Heute" springt zum aktuellen Datum, 3 Umschalter für die fünf Ansichten, 4 Mitarbeiterauswahl, 5 „Ansichtsvariante speichern". Blättern Sie mit den Pfeilen links oben. Wie weit ein Schritt springt, hängt von der Ansicht ab: einen Tag, eine Woche oder einen Monat. „Heute" bringt Sie zurück zum aktuellen Datum.
Klappen Sie über das Symbol links in der Toolbar die Mitarbeiterauswahl auf und haken Sie die Kollegen an, deren Termine Sie sehen wollen.
Die fünf Ansichten
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Tag | Ein Tag im Zeitraster. Bei mehreren ausgewählten Kollegen steht je Person eine Spalte nebeneinander. Das ist die dichteste Sicht für die Abstimmung. |
| Arbeitswoche | Montag bis Freitag. Die Voreinstellung beim Öffnen. |
| Woche | Montag bis Sonntag, also einschließlich Wochenende. |
| Monat | Kalenderblatt mit vollen Wochen. Je Tag werden bis zu drei Termine gezeigt. Gibt es mehr, steht darunter „+n weitere". Ein Klick auf einen Tag wechselt in die Tagesansicht. |
| Agenda | Die Termine des Monats als chronologische Liste, nach Tagen gruppiert, mit Uhrzeit und Betreff. Konto und Ticket stehen daneben, wenn der Termin damit verknüpft ist. Gibt es nichts zu zeigen, meldet die Agenda „Keine Termine im ausgewählten Zeitraum." |
Das Zeitraster der ersten drei Ansichten reicht von 07:00 bis 19:00 Uhr in Halbstundenschritten. Die üblichen Geschäftszeiten von 08:00 bis 17:00 Uhr sind heller hinterlegt, der aktuelle Zeitpunkt ist durch eine farbige Linie markiert. Links steht die Kalenderwoche.
Über dem Raster liegt eine schmale Zeile für ganztägige Termine mit der Beschriftung „Ganzt.". Sie fährt nur ein, wenn im Zeitraum ein ganztägiger Termin liegt. Fahren Sie mit der Maus über die Tagesköpfe, klappt sie auch dann auf, wenn sie leer ist.
Was ein Terminblock zeigt
Ein Termin erscheint im Zeitraster als farbiger Block. Wie viel darin steht, hängt von seiner Höhe ab. Die Verknüpfungen erscheinen erst ab 45 Minuten Dauer.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Betreff | Der Titel des Termins. Bei einem Fixtermin steht ein Schloss davor. Bei einem privaten Termin einer anderen Person steht hier „Privater Termin". |
| Uhrzeit | Beginn und Ende im Format 11:00 - 12:30. |
| Ort | Das Feld „Ort" aus dem Termin. Stammt der Termin aus einer Microsoft-365-Besprechung, steht hier stattdessen „Microsoft Teams-Besprechung". |
| Verknüpfungen | Ticket, Verkaufschance, Projekt, Kampagne, Konto und Meeting, jeweils als eigene Schaltfläche. Ein Klick darauf öffnet den Datensatz in einem neuen Tab. Dieselben Ziele stehen auch im Kontextmenü des Blocks. |
Kollegen einblenden
Die Mitarbeiterauswahl öffnet sich links als Leiste mit der Überschrift „Mitarbeiter". Sie ist nach Abteilungen gruppiert, jeweils mit der Anzahl in Klammern. Benutzer ohne Abteilung stehen unter „Nicht zugeordnet". Das Häkchen an einer Abteilungsüberschrift wählt alle Kollegen darunter aus. Für jeden angehakten Kollegen entsteht im Zeitraster eine eigene Spaltengruppe mit Name, E-Mail-Adresse und Profilbild.
Ihr eigener Kalender ist beim Öffnen bereits angehakt. Nehmen Sie das letzte Häkchen weg, bleibt das Zeitraster leer. Der Kalender lädt nur Termine für angehakte Personen.
Fahren Sie mit der Maus über einen Spaltenkopf, erscheint ein kleines Kreuz. „Mitarbeiter ausblenden" nimmt die Person wieder aus der Ansicht, ohne dass Sie die Auswahl aufklappen müssen.
Private Termine und die M365-Synchronisation
Ist Ihr Konto mit Microsoft 365 verbunden, gleicht checkITeasy Ihren Kalender mit Outlook ab. Termine, die dort als privat markiert sind, kommen als private Termine an. Im Client selbst können Sie diese Markierung weder setzen noch entfernen. Sie sehen sie nur als schreibgeschütztes Kennzeichen im Termin.
Für Kollegen wirkt sich das deutlich aus. Im Zeitraster der Ansichten „Tag", „Arbeitswoche" und „Woche" erscheint ein privater Termin einer anderen Person als grauer Block über die volle Spaltenbreite. Statt des Betreffs steht darin „Privater Termin". Uhrzeit, Ort und Verknüpfungen bleiben verborgen, der Block lässt sich nicht öffnen und nicht verschieben. In dem belegten Zeitraum können Sie auch keinen neuen Termin ziehen. Ihre Kollegen sehen also, dass Sie beschäftigt sind, aber nicht womit.
Termine aus einer Microsoft-365-Besprechung weist der Kalender mit dem Hinweis „Microsoft Teams-Besprechung" aus. Sie können sie nur ansehen, nicht ändern und nicht verschieben. Solche Änderungen gehören nach Outlook.
Ansichtsvarianten speichern
Manche Zusammenstellung brauchen Sie immer wieder, etwa die Tagesansicht mit den drei Kollegen aus der Technik. So etwas können Sie als Ansichtsvariante sichern. Gespeichert werden genau zwei Dinge: die gewählte Ansicht und die ausgewählten Mitarbeiter.
Stellen Sie Ansicht und Mitarbeiterauswahl so ein, wie Sie sie speichern wollen.
Klicken Sie in der Toolbar auf das Speichern-Symbol mit dem Tooltip „Ansichtsvariante speichern".
Vergeben Sie unter „Layout Name" einen Namen. Soll die Variante künftig beim Öffnen des Kalenders automatisch greifen, haken Sie zusätzlich „Als Standard verwenden" an.
Klicken Sie auf „Speichern". Die Variante steht danach im Auswahlfeld daneben. Die Standardvariante ist mit einem Stern gekennzeichnet und steht oben.
Auf dem Smartphone
Unterwegs hat der Kalender zwei Ansichten: „Agenda" mit den Terminen des Tages als Kartenliste und „Tag" als durchgehendes Stundenraster. Darüber liegt ein Streifen mit den Tagen, den Sie zu mehreren Wochen aufziehen können. Wischen Sie nach links oder rechts, um den Tag zu wechseln. „Heute" springt zurück.