Einen Bericht anlegen
Voraussetzungen
Diese Anleitung geht einen vollständigen Durchlauf durch. Das Beispiel können Sie leicht übertragen: ein Service-Bericht über die offenen Tickets, der jeden Montagmorgen an die Teamleitung geht.
Klicken Sie in der Sidebar ganz unten auf das Zahnrad „Administration". Wählen Sie in der linken Liste „Reporting" und öffnen Sie dort „Berichte".
Klicken Sie oben rechts auf „Neuer Bericht". Das Formular öffnet sich mit vorbelegtem Zeitplan: wöchentlich, Montag, 06:00 Uhr, Bericht aktiv.
Die Übersicht unter „Berichte". 1 „Neuer Bericht" öffnet das leere Formular · 2 Das Symbol links zeigt den Status des letzten Laufs, grau heißt „noch nie ausgeführt" · 3 Der Termin der nächsten Ausführung, ersatzweise „Kein Zeitplan". Darunter stehen Report-Art, Intervall und Datenbereich. Tragen Sie im Abschnitt „Allgemein" unter „Bezeichnung" einen sprechenden Namen ein. Er erscheint in der Übersicht, im Betreff und als Titel des Berichts. Im Beispiel heißt er „Offene Tickets – wöchentlich".
Der Abschnitt „Allgemein", hier mit dem Beispiel „Offene Tickets – wöchentlich" und der Report-Art „Service-Report (Tickets)". Unter „Report-Art" steht die Beschreibung der gewählten Art. Der Schalter „Aktiv" ist bei neuen Berichten eingeschaltet. Wählen Sie unter „Report-Art" die Auswertung, im Beispiel „Service-Report (Tickets)". Unter dem Feld erscheint die Beschreibung der gewählten Art. Sie entscheidet auch, welche Zeiträume, Datenbereiche und Filter überhaupt angeboten werden.
Halten Sie im Feld „Beschreibung" fest, wofür der Bericht gedacht ist. Das hilft dem nächsten Administrator mehr als jede Namenskonvention.
Schalten Sie für den ersten Aufbau die Einstellung „Aktiv" aus. Nur aktive Berichte werden nach Zeitplan versendet. Solange sie aus ist, können Sie in Ruhe konfigurieren.
Wählen Sie im Abschnitt „Zeitplan" das „Intervall". Zur Auswahl stehen „Manuell", „Täglich", „Werktäglich", „Wöchentlich", „14-täglich", „Monatlich", „Quartalsweise" und „Jährlich". Je nach Wahl blenden sich „Wochentag", „Tag im Monat" und „Monat" ein. Im Beispiel bleibt es bei „Wöchentlich" und „Montag".
Der Abschnitt „Zeitplan" in der Vorbelegung: wöchentlich, Montag, 06:00 Uhr. „Wochentag" erscheint nur bei wochenbezogenen Intervallen. Bei „Manuell" entfällt auch die Uhrzeit. Setzen Sie die „Uhrzeit", im Beispiel 07:00 Uhr. Die Fälligkeit wird stündlich geprüft. Der Versand läuft in der Stunde, in der die eingestellte Uhrzeit erreicht ist. Auf die Minute genau ist er nicht.
Wählen Sie im Abschnitt „Auswertung" den „Ausgewerteten Zeitraum". Für den Service-Report ist „Momentaufnahme" voreingestellt. Sie sehen dann den Bestand zum Versandzeitpunkt. Ein Zeitfenster wie „Letzte Woche" ergänzt zusätzlich die Bewegungszahlen.
Legen Sie den „Datenbereich" fest. Er bestimmt, über wessen Daten ausgewertet wird. Im Beispiel bleibt es bei „Alle Mitarbeiter", damit die Teamleitung auch die nicht zugewiesenen Tickets sieht.
Prüfen Sie die Einstellung „Nur aktive Mitarbeiter auswerten". Sie ist eingeschaltet und hält gelöschte und deaktivierte Mitarbeiter aus der Auswertung heraus.
Setzen Sie im selben Abschnitt die artspezifischen Filter, wenn Sie welche brauchen. Beim Service-Report sind das „Queue", „Kategorie", „Mindestpriorität", „Nur überfällige Tickets" und „Länge der Handlungsliste". Welche Filter erscheinen, hängt allein an der gewählten Report-Art.
Tragen Sie im Abschnitt „Empfänger" mindestens einen Empfänger ein. Unter „Mitarbeiter" wählen Sie einzelne Personen. Darunter gibt es „Benutzergruppen", „Abteilungen" und „Benutzer-Tags" für ganze Kreise. Im Beispiel genügt die Benutzergruppe der Teamleitung.
Der Abschnitt „Empfänger" im Auslieferungszustand. Nur „Mitarbeiter" ist als Pflichtfeld markiert. Tatsächlich genügt ein Eintrag in einem der vier Auswahlfelder oder eine freie Adresse. Mehrere freie Adressen trennen Sie durch Semikolon. Ergänzen Sie unter „Weitere E-Mail-Adressen" bei Bedarf Adressen außerhalb der Benutzerverwaltung. Mehrere trennen Sie durch Semikolon.
Entscheiden Sie im Abschnitt „Ausgabe", ob „PDF als Anhang mitsenden" eingeschaltet bleibt. Ohne PDF bekommen die Empfänger nur die Kernzahlen im Mailtext. Über „Auch senden, wenn keine Daten vorliegen" legen Sie fest, ob auch ein leerer Bericht hinausgeht.
Der Abschnitt „Ausgabe" in der Vorbelegung. Das PDF wird mitgesendet, ein leerer Bericht dagegen nicht. Ein Lauf ohne Daten erscheint dann im Protokoll als „Übersprungen". Klicken Sie oben rechts auf „Speichern". Erst danach erscheinen die Aktionen zum Ausführen und der Abschnitt „Status" mit nächster und letzter Ausführung.
Die Kopfzeile eines bereits gespeicherten Berichts. 1 PDF-Vorschau · 2 Nur an mich · 3 Jetzt senden · 4 Löschen · 5 Speichern. Bei einem noch nicht gespeicherten Bericht steht dort ausschließlich „Speichern". Klicken Sie auf „PDF-Vorschau". Das fertige PDF öffnet sich in einem neuen Browser-Tab, ohne dass eine Mail entsteht oder ein Protokolleintrag geschrieben wird. Prüfen Sie hier, ob Zahlen und Umfang stimmen.
Klicken Sie auf „Nur an mich". Der Bericht wird wie im Echtbetrieb erzeugt, geht aber nur an Ihre eigene Adresse. Der Zeitplan bleibt unberührt. So sehen Sie Betreff, Mailtext und Anhang so, wie die Empfänger sie bekommen.
Schalten Sie erst jetzt „Aktiv" ein und speichern Sie erneut. Im Abschnitt „Status" steht danach unter „Nächste Ausführung" der errechnete Termin. Ab dann läuft der Versand von selbst.
Die Aktionen im Kopf des Formulars
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Speichern* | Sichert die Definition. Pflicht sind Bezeichnung und mindestens ein Empfänger. |
| PDF-Vorschau | Erzeugt das PDF und öffnet es in einem neuen Tab. Kein Versand, kein Protokolleintrag. Erscheint nur bei gespeicherten Berichten, deren Art ein PDF liefert und bei denen der PDF-Anhang eingeschaltet ist. |
| Nur an mich | Führt einen echten Lauf durch, versendet aber ausschließlich an den angemeldeten Benutzer. Der Zeitplan wird dabei nicht fortgeschrieben. |
| Jetzt senden | Regulärer Versand an alle eingetragenen Empfänger, sofort und außerhalb des Zeitplans. Der geplante Termin bleibt bestehen. |
| Löschen | Entfernt die Berichtsdefinition. Das Papierkorb-Symbol gibt es nur bei gespeicherten Berichten. |
| Berichte | Der Eintrag links im Titelpfad führt zurück zur Übersicht. Nicht gespeicherte Änderungen gehen dabei verloren. |
* Pflichtfeld
Woran Sie den Zustand in der Übersicht ablesen
Die Liste unter „Berichte" fasst jeden Bericht in einer Zeile zusammen. Links steht ein Symbol für den Status des letzten Laufs, daneben die Bezeichnung. Bei ausgeschaltetem Bericht kommt der Zusatz „inaktiv" dazu. Darunter stehen Report-Art, Intervall und Datenbereich. Rechts folgen die Anzahl der Empfänger und der Termin der nächsten Ausführung, ersatzweise „Kein Zeitplan". Ein Klick auf die Zeile öffnet das Formular.